Conciliación bancaria
Resumen de conciliación bancaria
Una conciliación bancaria es el proceso de hacer coincidir los saldos en los registros contables de una entidad para una cuenta de efectivo con la información correspondiente en un extracto bancario. El objetivo de este proceso es determinar las diferencias entre los dos y registrar los cambios en los registros contables según corresponda. La información del extracto bancario es el registro del banco de todas las transacciones que afectaron la cuenta bancaria de la entidad durante el último mes.
Se debe completar una conciliación bancaria a intervalos regulares para todas las cuentas bancarias, para garantizar que los registros de efectivo de una empresa sean correctos. De lo contrario, puede encontrar que los saldos en efectivo son mucho más bajos de lo esperado, lo que resulta en cheques sin fondos o cargos por sobregiro. Una conciliación bancaria también detectará algunos tipos de fraude después del hecho; esta información se puede utilizar para diseñar mejores controles sobre la recepción y el pago de efectivo.
Si hay tan poca actividad en una cuenta bancaria que realmente no es necesaria una conciliación bancaria periódica, debe preguntarse por qué existe la cuenta. Puede ser mejor cancelar la cuenta y transferir los fondos residuales a una cuenta más activa. Al hacerlo, puede resultar más fácil invertir los fondos residuales, así como controlar el estado de la inversión.
Como mínimo, realice una conciliación bancaria poco después del final de cada mes, cuando el banco envíe a la empresa un extracto bancario que contenga el saldo de caja inicial del banco, las transacciones durante el mes y el saldo de caja final. Es incluso mejor realizar una conciliación bancaria todos los días, basada en la información del banco hasta la fecha, que debe estar accesible en el sitio web del banco. Al completar una conciliación bancaria todos los días, puede detectar y corregir problemas de inmediato. En particular, una conciliación diaria resaltará cualquier débito ACH de la cuenta que no autorizó; Luego, puede instalar un bloque de débito en la cuenta para evitar que estos débitos ACH se utilicen para retirar fondos de la cuenta sin su permiso.
Es extremadamente improbable que el saldo de caja final de una empresa y el saldo de caja final del banco sean idénticos, ya que probablemente haya múltiples pagos y depósitos en tránsito en todo momento, así como cargos por servicios bancarios (por aceptar cheques, registrar depósitos, etc. adelante), multas (generalmente por sobregiros) y depósitos de fondos insuficientes que la empresa aún no ha registrado.
El flujo de proceso esencial para una conciliación bancaria es comenzar con el saldo de caja final del banco, agregarle los depósitos en tránsito de la empresa al banco, restar los cheques que aún no se hayan liquidado en el banco y sumar o deducir cualquier otro. artículos. Luego, vaya al saldo de efectivo final de la compañía y deduzca de él las tarifas de servicio bancario, los cheques sin fondos y las multas, y agregue los intereses devengados. Al final de este proceso, el saldo bancario ajustado debe ser igual al saldo de caja ajustado final de la empresa.
Terminología de conciliación bancaria
Los términos clave a tener en cuenta cuando se trata de una conciliación bancaria son:
Depósito en tránsito . Efectivo y / o cheques que han sido recibidos y registrados por una entidad, pero que aún no han sido registrados en los registros del banco donde la entidad deposita los fondos. Si esto ocurre a fin de mes, el depósito no aparecerá en el extracto bancario y, por lo tanto, se convertirá en un elemento de conciliación en la conciliación bancaria. Un depósito en tránsito ocurre cuando un depósito llega al banco demasiado tarde para que se registre ese día, o si la entidad envía el depósito al banco (en cuyo caso una flotación por correo de varios días puede causar una demora), o el La entidad aún no ha enviado el depósito al banco.
Cheque pendiente . Un pago con cheque que ha sido registrado por la entidad emisora, pero que aún no ha liquidado su cuenta bancaria como una deducción del efectivo. Si aún no ha liquidado el banco a fin de mes, no aparece en el extracto bancario de fin de mes, y también es un elemento de conciliación en la conciliación bancaria de fin de mes.
Cheque NSF . Un cheque que no fue honrado por el banco de la entidad emisora del cheque, debido a que la cuenta bancaria de la entidad no contiene fondos suficientes. NSF es un acrónimo de "fondos insuficientes". La entidad que intente cobrar un cheque sin fondos suficientes puede ser cobrada por su banco una tarifa de procesamiento. La entidad que emite un cheque NSF ciertamente deberá pagar una tarifa por parte de su banco.
Procedimiento de conciliación bancaria
El siguiente procedimiento de conciliación bancaria asume que está creando la conciliación bancaria en un paquete de software de contabilidad, lo que facilita el proceso de conciliación:
Ingrese al módulo de software de conciliación bancaria. Aparecerá una lista de cheques sin liquidar y depósitos sin liquidar.
Marque en el módulo de conciliación bancaria todos los cheques que figuran en el extracto bancario como liquidados por el banco.
Marque en el módulo de conciliación bancaria todos los depósitos que figuran en el extracto bancario como compensados por el banco.
Ingrese como gastos todos los cargos bancarios que aparecen en el extracto bancario y que aún no se han registrado en los registros de la empresa.
Ingrese el saldo final en el extracto bancario. Si el libro y los saldos bancarios coinciden, publique todos los cambios registrados en la conciliación bancaria y cierre el módulo. Si los saldos no coinciden, continúe revisando la conciliación bancaria en busca de elementos de conciliación adicionales. Busque los siguientes elementos:
Cheques registrados en los registros bancarios por un monto diferente al registrado en los registros de la empresa.
Depósitos registrados en los registros bancarios por un monto diferente al registrado en los registros de la empresa.
Cheques registrados en los registros bancarios que no se registran en absoluto en los registros de la empresa.
Depósitos registrados en los registros bancarios que no se registran en absoluto en los registros de la empresa.
Transferencias electrónicas entrantes de las que se ha extraído una tarifa de elevación.
Problemas de conciliación bancaria
Hay varios problemas que surgen continuamente como parte de la conciliación bancaria, y que debe conocer. Son:
Cheques sin liquidar que continúan sin presentarse . Habrá un número residual de cheques que no se presentan al banco para el pago durante un período prolongado o que nunca se presentan para el pago. A corto plazo, debe tratarlos de la misma manera que cualquier otro cheque sin liquidar; solo manténgalos en la lista de cheques sin liquidar en su software de contabilidad, para que sean un elemento de conciliación continuo. A largo plazo, debe comunicarse con el beneficiario para ver si alguna vez recibió el cheque; es probable que deba anular el cheque anterior y emitir uno nuevo.
Los cheques compensan el banco después de haber sido anulados . Como se señaló en el número especial anterior, si un cheque permanece sin liquidar durante mucho tiempo, probablemente anulará el cheque anterior y emitirá un cheque de reemplazo. Pero, ¿qué pasa si el beneficiario cobra el cheque original? Si lo anuló con el banco, el banco debe rechazar el cheque cuando se presente. Si no lo anuló con el banco, entonces debe registrar el cheque con un crédito a la cuenta de efectivo y un débito para indicar el motivo del pago (como una cuenta de gastos, o un aumento en una cuenta de efectivo o una disminución de una cuenta de pasivo). Si el beneficiario aún no ha cobrado el cheque de reemplazo, debe anularlo con el banco de inmediato para evitar un pago doble. De lo contrario, deberá solicitar el reembolso del segundo cheque con el beneficiario.
Los cheques depositados se devuelven . Hay casos en los que el banco se niega a depositar un cheque, generalmente porque se gira en una cuenta bancaria ubicada en otro país. En este caso, debe revertir el asiento original relacionado con ese depósito, que será un abono a la cuenta de efectivo para reducir el saldo de efectivo, con el correspondiente débito (aumento) en la cuenta de cuentas por cobrar.
Otra posibilidad que puede estar causando problemas es que las fechas que cubre el extracto bancario hayan cambiado, por lo que algunos conceptos se incluyen o excluyen. Esta situación solo debería surgir si alguien de la empresa solicita al banco que modifique la fecha de cierre de la cuenta bancaria de la empresa.
Ejemplo de conciliación bancaria
ABC International está cerrando sus libros para el mes finalizado el 30 de abril. El controlador de ABC debe preparar una conciliación bancaria basada en los siguientes problemas:
El extracto bancario contiene un saldo bancario final de $ 320 000.
El extracto bancario contiene un cargo por impresión de cheques de $ 200 por cheques nuevos que la compañía solicitó.
El extracto bancario contiene un cargo por servicio de $ 150 por operar la cuenta bancaria.
El extracto bancario rechaza un depósito de $ 500 debido a fondos insuficientes y le cobra a la compañía una tarifa de $ 10 asociada con el rechazo.
El extracto bancario contiene ingresos por intereses de $ 30.
ABC emitió $ 80,000 en cheques que aún no han sido aprobados por el banco.
ABC depositó $ 25,000 en cheques a fin de mes que no fueron depositados a tiempo para aparecer en el extracto bancario.
El controlador crea la siguiente conciliación:
