Contabilidad de gastos pagados por adelantado
Definición de gastos pagados por adelantado
Un gasto prepago es un gasto que se paga en un período contable, pero para el cual el activo subyacente no se consumirá hasta un período futuro. Cuando el activo finalmente se consume, se carga a gastos. Si se consume durante varios períodos, puede haber una serie de cargos correspondientes al gasto.
Un gasto pagado por adelantado se contabiliza en el balance de una organización como activo corriente hasta que se consume. El motivo de la designación de activo actual es que la mayoría de los activos prepagos se consumen a los pocos meses de su registro inicial. Si es probable que un gasto pagado por adelantado no se consuma en el próximo año, se clasificaría en el balance general como un activo a largo plazo (una rareza).
Un ejemplo de gasto prepago es el seguro, que con frecuencia se paga por adelantado durante varios períodos futuros; una entidad registra inicialmente este gasto como un gasto pagado por adelantado (un activo) y luego lo carga como gasto durante el período de uso. Otro elemento que se encuentra comúnmente en la cuenta de gastos prepagos es el alquiler prepago.
Los gastos se registran como gastos pagados por anticipado con el fin de relacionar más estrechamente su reconocimiento como gastos con los períodos en los que realmente se consumen. Si una empresa no utilizara el concepto de prepago, sus activos estarían algo subestimados a corto plazo, al igual que sus ganancias. El concepto de prepagos no se utiliza bajo la base contable de caja, que es comúnmente utilizada por organizaciones más pequeñas.
Contabilidad de prepago
La contabilidad básica de un gasto prepago sigue estos pasos:
Tras el registro inicial de una factura de proveedor en el sistema de contabilidad, verifique que el artículo cumpla con los criterios de la compañía para un gasto (activo) prepago.
Si el artículo cumple con los criterios de la empresa, cárguelo en la cuenta de gastos prepagos. De lo contrario, cargue el importe facturado a los gastos del período actual.
Registre el monto del gasto en la hoja de cálculo de conciliación de gastos pagados por adelantado.
Al final del período contable, establezca el número de períodos durante los cuales se amortizará el artículo e ingrese esta información en la hoja de cálculo de conciliación. Esta entrada debe incluir el monto de amortización lineal que se cargará en cada uno de los períodos aplicables.
Al final del período contable, cree una entrada de ajuste que amortice el monto predeterminado a la cuenta de gastos más relevante.
Una vez que se hayan completado todas las amortizaciones, verifique que el total en la hoja de cálculo coincida con el saldo total en la cuenta de gastos prepagos. Si no es así, reconcilie los dos y ajuste según sea necesario.
Una mejor práctica es no registrar los gastos más pequeños en la cuenta de gastos prepagos, ya que se requiere demasiado esfuerzo para rastrearlos a lo largo del tiempo. En su lugar, cargue estos montos más pequeños a los gastos a medida que se incurren. Para ampliar aún más este concepto, considere cargar los saldos restantes a gastos una vez que se hayan amortizado hasta un cierto nivel mínimo. Ambas acciones deben regirse por una política contable formal que establezca el umbral en el que los gastos pagados por adelantado deben cargarse a gastos.
Ejemplo de gastos pagados por adelantado
Una empresa paga $ 60,000 por adelantado por el seguro de responsabilidad de directores y funcionarios para el próximo año. La entrada del diario es:
