Segregación de deberes

La segregación de funciones es la asignación de varios pasos en un proceso a diferentes personas. La intención detrás de hacerlo es eliminar los casos en los que alguien podría participar en un robo u otras actividades fraudulentas al tener un control excesivo sobre un proceso. En esencia, las siguientes tres funciones generales en un proceso deben dividirse entre diferentes personas:

• Custodia física de un activo

• Mantenimiento de registros del activo

• Autorización para adquirir o enajenar el activo

A continuación se muestran varios ejemplos de segregación de funciones:

• La persona que recibe bienes de los proveedores en el almacén no puede firmar cheques para pagar a los proveedores por esos bienes.

• La persona que mantiene los registros de inventario no tiene posesión física del inventario.

• La persona que vende un activo fijo a un tercero no puede registrar la venta ni tomar la custodia del pago del tercero.

La segregación de funciones es un elemento esencial de un sistema de control. Los auditores buscarán la segregación de funciones como parte de su análisis del sistema de controles internos de una entidad y degradarán su juicio del sistema si hay fallas de segregación. Cuando hay fallas de segregación, los auditores asumirán que existe un mayor riesgo de fraude y ajustarán sus procedimientos en consecuencia.

La segregación de funciones es más difícil de lograr en una organización más pequeña, donde hay muy pocas personas para cambiar las tareas de manera efectiva a diferentes personas. Otro problema con la segregación es que cambiar tareas entre demasiadas personas hace que el proceso fluya menos eficientemente. Cuando se desea un mayor nivel de eficiencia, la compensación habitual es un control más débil porque se ha reducido la segregación de funciones.

La segregación de funciones también se conoce como separación de funciones.