carta de reclamación

Una carta de reclamación es una notificación enviada a un cliente, indicando que está atrasado en el pago de una cuenta por cobrar al remitente. Las cartas de reclamación suelen seguir una progresión desde recordatorios amables hasta demandas de pago más estridentes, si el cliente sigue sin responder al pago. Las primeras cartas que se envían a un cliente deben ser amables, basándose en la teoría de que el cliente simplemente ha pasado por alto el pago y la empresa quiere conservar su buena voluntad para futuros negocios.

Sin embargo, a medida que pasa más tiempo, la empresa comienza a cambiar su supuesto de hacer más negocios con el cliente y, por lo tanto, tiende a minimizar la cantidad de buena voluntad del cliente que quiere retener a favor de que se le pague ahora. Independientemente del tono de la carta, siempre indica el monto adeudado, la fecha de la factura impaga, el número de la factura y cualquier multa por pago tardío o multas por intereses.

En algún momento después de la fecha de pago normal, la eficacia de emitir cartas de reclamación disminuirá, de modo que una empresa interrumpe su uso y confía en contactos personales, abogados y agencias de cobranza.

Una carta de impugnación puede adoptar diversas formas físicas. Originalmente era una carta que podía enviarse por correo regular, correo certificado o entrega al día siguiente para transmitir la creciente urgencia de la solicitud, así como para crear un registro de recepción (en el caso de correo certificado o entrega al día siguiente) . Sin embargo, una carta de reclamación también se puede enviar como fax, correo electrónico o incluso como mensaje de texto. Estos métodos de envío electrónico pueden extraviarse (especialmente un fax) y pueden no ser tan efectivos como el método más tradicional basado en papel.

Las cartas de reclamación son generadas frecuentemente por una computadora, sin ningún tipo de intervención humana. El sistema está configurado para usar un texto en particular si el pago no se ha realizado dentro de un cierto número de días, y luego usar un texto diferente para las cartas generadas después de que haya pasado un período de tiempo más largo sin pago. Puede ser más eficiente distribuir la tarea de crear y emitir cartas de reclamación a un tercero.

El personal del departamento de crédito puede cambiar periódicamente el tiempo o el contenido de estas cartas generadas automáticamente, si sienten que alguna variación mejorará la tasa de cobranza. Esto se puede lograr con las pruebas AB, donde se emiten dos versiones de una carta de reclamación y se monitorea la efectividad de cada una; si una versión genera más pagos de clientes, esa versión se convierte en el nuevo formato de carta predeterminado que se utilizará.

Existen reglas que rigen el nivel de amenaza que se puede incluir en una carta de reclamación, dependiendo de la jurisdicción gubernamental en la que resida el cliente, por lo que debe evitar cartas de reclamación excesivamente estridentes.

Una carta de reclamación no es lo mismo que una declaración de fin de mes. Se envía un estado de cuenta a todos los clientes que tienen facturas impagas al final del mes. El estado de cuenta incluye todas las facturas que aún no se han pagado, incluso si aún no están vencidas. La declaración no se considera acoso, sino más bien una simple declaración de cuenta en un momento determinado. Sin embargo, todavía se considera una herramienta de cobro, ya que puede dar lugar a consultas de los clientes sobre facturas que no tienen en sus registros y que, por lo tanto, no habrían pagado.