¿Cuándo se incurre en gastos?
Se incurre en gastos cuando se consume un recurso. Puede consumir un recurso con el paso del tiempo o agotando físicamente un recurso. Por ejemplo, incurriría en un gasto:
Se alquila por el paso del tiempo en un período de alquiler
Por depreciación por el paso del tiempo durante la vida útil de un activo fijo.
Para un producto cuando se vende
Para los gastos inmateriales, como los suministros de oficina, se asume que se ha incurrido en un gasto tan pronto como se compran estos artículos, ya que es demasiado costoso realizar un seguimiento de ellos y registrar cuándo los artículos se consumen realmente en una fecha posterior.
No necesariamente incurres en un gasto cuando contraes una obligación. Por ejemplo, cuando el propietario de una empresa firma un contrato de arrendamiento en virtud del cual su empresa se compromete a pagar el alquiler del espacio de oficina durante los próximos tres años, la empresa ha incurrido en la obligación de incurrir eventualmente en un gasto. Sin embargo, en realidad no incurre en el gasto hasta que completa cada uno de los distintos períodos de alquiler (cuando ha "consumido" el alquiler).
Es posible incurrir en un gasto sin tener la correspondiente factura de proveedor o pago de nómina para registrar el evento; esto surge cuando aún no ha llegado la factura del proveedor o aún no se ha pagado a un empleado. En estos casos, y si una empresa está cerrando sus libros a fin de mes, debe acumular un gasto con un asiento de diario para registrar el gasto en el mes en el que se incurrió. Desde una perspectiva de eficiencia, la acumulación de gastos no se utiliza si los gastos incurridos son demasiado pequeños para ser materiales para los resultados reportados en el estado de resultados.
Es posible que las acumulaciones de gastos tampoco se registren si una empresa utiliza un cierre suave para cerrar los libros, en cuyo caso es probable que se incurra en gastos en el próximo período de informe.
