Definición de compra
La compra es la adquisición organizada de bienes y servicios en nombre de la entidad compradora. Las actividades de compra son necesarias para garantizar que los artículos necesarios se obtengan de manera oportuna y a un costo razonable. Un departamento de compras es especialmente necesario en un negocio de fabricación, donde se deben obtener grandes cantidades de materias primas y componentes de forma recurrente. Los principales objetivos del departamento de compras son los siguientes:
Localizar proveedores que puedan proporcionar bienes y servicios de acuerdo con los requisitos del comprador.
Comprar artículos que cumplan con las especificaciones de calidad del comprador.
Crear un flujo de entregas en las instalaciones del comprador que minimice la inversión en inventario de materias primas y, al mismo tiempo, garantice que los productos estén disponibles según sea necesario.
Minimizar la cantidad de efectivo invertido en inventario.
Las actividades de compra habituales son las siguientes:
Reciba y verifique las solicitudes de compra de toda la empresa.
Busque proveedores calificados que puedan satisfacer las necesidades del comprador.
Preparar y emitir documentos de solicitud de propuesta (RFP) a proveedores calificados.
Evalúe las respuestas de los proveedores a las RFP, seleccione un ganador y negocie un contrato.
Emitir órdenes de compra a proveedores que autoricen compras. Se puede emitir una orden de compra maestra cuando hay una serie de entregas contempladas en un acuerdo de compra.
Administrar contratos de mayor duración.
Revise las órdenes de compra abiertas para ver si alguna debe cerrarse.
Existe una tendencia a que la función de compras se atasque en el papeleo, lo cual está relacionado con el uso excesivo de los procedimientos de licitación y la emisión de órdenes de compra. La función se puede optimizar reemplazando las ofertas con acuerdos de fuente única para la mayoría de las compras. Además, las compras de menor costo ahora se realizan con tarjetas de compras, evitando así el uso de órdenes de compra.
El departamento de compras puede operar un paquete de software de compras independiente, aunque el sistema es más eficaz si se integra en el software de las funciones de recepción y cuentas por pagar.
Términos similares
La compra también se conoce como adquisición.
