Cómo conciliar cuentas por cobrar
La conciliación de las cuentas por cobrar es el proceso de hacer coincidir los montos detallados de las facturas impagas de los clientes con el total de las cuentas por cobrar que figuran en el libro mayor. Este proceso de cotejo es importante, porque demuestra que la cifra del libro mayor de cuentas por cobrar está justificada. Las dos fuentes de información para esta conciliación son las siguientes:
Libro mayor . Por lo general, hay una cuenta en el libro mayor que está específicamente designada para la compilación exclusiva de todas las cuentas por cobrar relacionadas con los clientes (conocidas como cuentas por cobrar comerciales). Una vez que se han registrado todas las transacciones para un período de informe y todos los saldos del libro mayor auxiliar se han registrado en el libro mayor, el saldo final resultante en la cuenta de cuentas por cobrar es el total resumido que se verificará mediante una conciliación.
Detalle de cuentas por cobrar . La lista detallada de las facturas de clientes pendientes de pago que deben coincidir con el saldo final en el libro mayor generalmente se registra en un libro de ventas subsidiario. Para extraer esta información con fines de conciliación, imprima el informe de cuentas por cobrar envejecidas al último día del período de informe. Luego, los totales de este informe se comparan con el total de cuentas por cobrar en el libro mayor.
Cuando se realiza la conciliación, puede haber diferencias entre los dos importes por las siguientes razones:
Se realizó una entrada de diario en la cuenta del libro mayor que pasó por alto el libro de ventas de la subsidiaria. Ésta es la razón más común de la diferencia.
Una facturación se registró accidentalmente en una cuenta que no es la cuenta de cuentas por cobrar comerciales. Esta es la razón menos común para una diferencia, ya que el módulo de facturación está configurado para registrar automáticamente todas las facturas en la cuenta correcta.
El informe de cuentas por cobrar vencidas se ejecutó en una fecha diferente a la fecha utilizada para obtener el saldo del libro mayor.
Este proceso de conciliación generalmente se lleva a cabo como parte de las actividades de cierre de fin de mes antes de la emisión de los estados financieros. Si no se lleva a cabo la conciliación y resulta que hay un error en el libro mayor, esto significa que podría haber una inexactitud material en los estados financieros.
Como mínimo, debe haber una conciliación de las cuentas por cobrar al final del año fiscal, de modo que cualquier inexactitud relacionada con las cuentas por cobrar se haya eliminado de los estados financieros antes de su examen por los auditores externos de la empresa.
