El cash over y short account
La cuenta de pago en efectivo y en corto es una cuenta en el libro mayor. La cuenta almacena la cantidad por la cual el saldo de efectivo final real difiere del saldo de libros inicial de efectivo disponible, más o menos cualquier transacción en efectivo registrada durante el período.
El uso principal de la cuenta en efectivo o en corto es en entornos bancarios o minoristas con uso intensivo de efectivo, así como para el manejo de caja chica. En estos casos, las variaciones de efectivo deben almacenarse en una sola cuenta de fácil acceso. Luego, esta información se utiliza para rastrear por qué los niveles de efectivo varían de las expectativas y para eliminar estas situaciones mediante el uso de mejores procedimientos, controles y capacitación de los empleados. Por lo tanto, la cuenta se utiliza como base para un control de detectives.
La cuenta de pago en efectivo y en corto es una excelente herramienta para rastrear situaciones de fraude, especialmente cuando se rastrea a nivel de subcuenta para cajas registradoras específicas, cajas de caja chica, etc. Un examen de la cuenta a este nivel de detalle puede mostrar un patrón continuo de robo de efectivo de bajo nivel, sobre el cual la gerencia puede actuar. Por ejemplo, las situaciones de fraude se pueden rastrear hasta las personas directamente responsables de una caja registradora o caja chica.
La cuenta de pago en efectivo y en corto es una cuenta de gastos y, por lo tanto, generalmente se agrega a la partida "otros gastos" en el estado de resultados. El saldo de la cuenta tiende a ser bastante pequeño. Es más probable que un saldo mayor en la cuenta desencadene una investigación, mientras que puede que no sea rentable investigar un saldo pequeño.
Como ejemplo de cómo funciona la cuenta en efectivo y en corto, un controlador realiza una revisión mensual de una caja de caja chica que debe contener un saldo de efectivo estándar de $ 200. Encuentra que la caja contiene $ 45 en efectivo y $ 135 en recibos, lo que totaliza solo $ 180. Por lo tanto, faltan $ 20 en efectivo. Este déficit de efectivo se registra como un débito a la cuenta de caja en efectivo o en corto (que es un gasto) y un crédito a la caja chica o cuenta de caja (que es una reducción del activo).
Alternativamente, si hubiera demasiado dinero en efectivo en la caja chica (¡una condición muy poco común!), La entrada se revertiría, con un débito en efectivo y un crédito en la cuenta de efectivo y en corto.
