Definición de cupón
Un comprobante es un documento interno que describe y autoriza el pago de un pasivo a un proveedor. Se usa más comúnmente en un sistema de pago manual, donde forma parte del sistema de controles. Un vale normalmente contiene la siguiente información:
El número de identificación del proveedor
La cantidad a pagar
La fecha en la que se debe realizar el pago.
Las cuentas que se cargarán para registrar el pasivo.
Cualquier término de descuento por pago anticipado aplicable
Una firma o sello de aprobación
La información del comprobante puede reunirse en un paquete, donde el documento básico del comprobante se adjunta a la factura del proveedor, la evidencia de recepción y la orden de compra. Este paquete es útil para mantener los documentos relacionados en un solo lugar y facilita tanto la justificación como la auditoría de las transacciones de cuentas por pagar.
Se crea un comprobante tras la recepción de una factura de un proveedor. Se marca "pagado" cuando se realiza un cheque o pago electrónico a un proveedor y luego se archiva, junto con los documentos de respaldo.
Si se utilizan comprobantes para todas las cuentas por pagar, sus totales se pueden agregar para determinar la cantidad total de cuentas por pagar pendientes. Esta función no es necesaria en un sistema informático, donde en su lugar se utiliza el informe de cuentas por pagar antiguas.
No se crea un comprobante cuando solo se ha acumulado un pasivo (lo que ocurre en ausencia de una factura de proveedor). Además, los comprobantes no se utilizan en el proceso de nómina.
