¿Qué es contabilizar?
La contabilización en contabilidad es cuando los saldos en los libros mayores auxiliares y el diario general se transfieren al libro mayor general. La contabilización solo transfiere el saldo total en un libro mayor auxiliar al libro mayor general, no las transacciones individuales en el libro mayor auxiliar. Un gerente de contabilidad puede optar por realizar publicaciones con relativamente poca frecuencia, como una vez al mes, o quizás con una frecuencia de una vez al día.
Los libros mayores auxiliares solo se utilizan cuando hay un gran volumen de actividad de transacciones en un área de contabilidad determinada, como inventario, cuentas por pagar o ventas. Por lo tanto, la publicación solo se aplica a estas situaciones de mayor volumen. Para situaciones de transacciones de bajo volumen, las entradas se realizan directamente en el libro mayor, por lo que no hay libros auxiliares y, por lo tanto, no es necesario contabilizarlos.
Por ejemplo, ABC International emite 20 facturas a sus clientes durante un período de una semana, para los cuales los totales en el libro auxiliar de ventas son para ventas de $ 300,000. El controlador de ABC crea una entrada contable para mover el total de estas ventas al libro mayor con un débito de $ 300,000 en la cuenta de cuentas por cobrar y un crédito de $ 300,000 en la cuenta de ingresos.
La contabilización también se utiliza cuando una empresa matriz mantiene libros separados para cada una de sus filiales. En este caso, los registros contables de cada subsidiaria son esencialmente los mismos que los de los libros auxiliares, por lo que los totales de las cuentas de las subsidiarias se contabilizan en los de la empresa matriz. Esto también se puede manejar en una hoja de cálculo separada mediante un proceso de consolidación manual.
La contabilización se ha eliminado en algunos sistemas contables, donde no se utilizan libros auxiliares. En cambio, toda la información se almacena directamente en las cuentas que figuran en el libro mayor.
Cuando se emplea la contabilización, alguien que busque información en el libro mayor debe "desglosar" los totales de la cuenta contabilizados en las cuentas del libro mayor general relevantes y buscar en los registros detallados enumerados en los libros mayores auxiliares correspondientes. Esto puede implicar una cantidad significativa de trabajo de investigación adicional.
Desde la perspectiva del cierre de los libros, la contabilización es uno de los pasos de procedimiento clave necesarios antes de que se puedan crear los estados financieros. En este proceso, se deben realizar todos los asientos de ajuste en los distintos libros mayores auxiliares y el diario general, después de lo cual su contenido se contabiliza en el libro mayor general. En este punto, es habitual establecer un indicador de bloqueo en el software de contabilidad, de modo que no se puedan realizar cambios adicionales en los libros auxiliares y diarios para el período contable que se está cerrando. A continuación, se abre el acceso a los libros auxiliares y diarios para el siguiente período contable.
Si la contabilización accidental no ocurre como parte del proceso de cierre, los totales en el libro mayor no serán precisos, ni tampoco los estados financieros que se compilan del libro mayor.
