Cómo contabilizar los prepagos

Se realiza un pago por adelantado cuando una empresa vendedora recibe el pago de un comprador antes de que el vendedor haya enviado bienes o prestado servicios al comprador. El pago por adelantado puede ocurrir en tres circunstancias:

  • Un comprador quiere un tratamiento preferido para un pedido.

  • El vendedor se niega a otorgar crédito a un comprador.

  • El comprador se basa en la contabilidad en efectivo y desea registrar un gasto anticipadamente pagando anticipadamente

Contabilidad de pagos anticipados

Abordaremos la contabilidad de los pagos anticipados desde la perspectiva tanto del comprador como del vendedor.

  • Perspectiva del comprador . Desde la perspectiva del comprador, un pago anticipado se registra como un débito en la cuenta de gastos pagados por adelantado y un crédito en la cuenta de efectivo. Cuando finalmente se consume el artículo de prepago, se carga una cuenta de gastos relevante y se acredita la cuenta de gastos de prepago. Los compradores pueden abusar de la cuenta de gastos prepagos, lo que da como resultado el seguimiento de una gran cantidad de pequeños artículos prepagos. Para evitar el gasto de rastrear demasiados artículos, la contabilidad de prepago solo debe usarse si un prepago excede un cierto monto mínimo; todos los demás gastos deben cargarse a gastos, incluso si aún no se han consumido.

  • Perspectiva del vendedor . Desde la perspectiva del vendedor, un pago anticipado se registra como un crédito en una cuenta de pasivo para pagos anticipados y un débito en la cuenta de efectivo. Cuando finalmente se envía el pedido de cliente prepago, se carga la cuenta de prepago y se abona la cuenta de ingresos correspondiente. Suele haber pocos pagos por adelantado, por lo que estos elementos se pueden rastrear con relativa facilidad.

En resumen, un pago anticipado se registra como un activo por un comprador y como un pasivo por un vendedor. Estas partidas generalmente se registran como activo circulante y pasivo circulante, respectivamente, en el balance de cada parte, ya que generalmente se resuelven en el plazo de un año.

Por ejemplo, una empresa paga $ 12,000 por adelantado por publicidad en Internet que se extenderá por un año completo. La compañía inicialmente carga el monto total a la cuenta de gastos prepagos y luego carga $ 1,000 a la cuenta de gastos de publicidad en cada mes subsiguiente, para reflejar su uso del gasto. El activo de gastos pagados por anticipado se elimina al final del año.

Como otro ejemplo, una empresa de quitanieves recibe un pago por adelantado de $ 10,000 de un cliente a cambio de arar su estacionamiento en cada uno de los próximos cuatro meses. La empresa de arado inicialmente registra el recibo como un pasivo y luego cambia de manera proporcional la cantidad a una cuenta de ingresos a razón de $ 2,500 por mes en cada uno de los próximos cuatro meses.

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