Presupuesto flexible
Resumen de presupuesto flexible
Un presupuesto flexible se ajusta a los cambios en los niveles de ingresos reales. Los ingresos reales u otras medidas de actividad se ingresan en el presupuesto flexible una vez que se ha completado un período contable y genera un presupuesto que es específico para los insumos. Luego, el presupuesto se compara con los gastos reales para fines de control. Los pasos necesarios para construir un presupuesto flexible son:
Identifique todos los costos fijos y sepárelos en el modelo presupuestario.
Determine en qué medida cambian todos los costos variables a medida que cambian las medidas de actividad.
Cree el modelo de presupuesto, donde los costos fijos están “codificados” en el modelo, y los costos variables se expresan como un porcentaje de las medidas de actividad relevantes o como un costo por unidad de medida de actividad.
Introduzca medidas de actividad reales en el modelo después de que se haya completado un período contable. Esto actualiza los costos variables en el presupuesto flexible.
Ingrese el presupuesto flexible resultante para el período completo en el sistema de contabilidad para compararlo con los gastos reales.
Este enfoque varía del presupuesto estático más común, que no contiene más que cantidades fijas que no varían con los niveles de ingresos reales. Los informes de presupuesto frente a los reales con un presupuesto flexible tienden a producir variaciones que son mucho más relevantes que las generadas con un presupuesto estático, ya que tanto los gastos presupuestados como los reales se basan en la misma medida de actividad. Esto significa que las variaciones probablemente serán más pequeñas que con un presupuesto estático y también serán altamente procesables.
Se puede crear un presupuesto flexible que varía en nivel de sofisticación. Aquí hay varias variaciones del concepto:
Presupuesto flexible básico . En su forma más simple, el presupuesto flexible altera los gastos que varían directamente con los ingresos. Por lo general, hay un porcentaje integrado en el modelo que se multiplica por los ingresos reales para llegar a los gastos que deberían estar en un nivel de ingresos establecido. En el caso del costo de los bienes vendidos, se puede utilizar un costo por unidad, en lugar de un porcentaje de las ventas.
Presupuesto flexible intermedio . Algunos gastos varían con otras medidas de actividad además de los ingresos. Por ejemplo, los gastos de teléfono pueden variar con los cambios en la plantilla. Si es así, se pueden integrar estas otras medidas de actividad en el modelo de presupuesto flexible.
Presupuesto flexible avanzado . Los gastos solo pueden variar dentro de ciertos rangos de ingresos u otras actividades; fuera de esos rangos, puede aplicarse una proporción diferente de gastos. Un presupuesto flexible sofisticado cambiará las proporciones de estos gastos si las mediciones en las que se basan exceden sus rangos objetivo.
En resumen, un presupuesto flexible brinda a la empresa una herramienta para comparar el desempeño real con el presupuestado en muchos niveles de actividad.
Ventajas de la presupuestación flexible
El presupuesto flexible es un concepto atractivo. A continuación, presentamos varias ventajas:
Uso en entorno de costo variable . El presupuesto flexible es especialmente útil en empresas donde los costos están estrechamente alineados con el nivel de actividad comercial, como un entorno minorista donde los gastos generales se pueden segregar y tratar como un costo fijo, mientras que el costo de la mercancía está directamente relacionado con los ingresos.
Medición del desempeño . Dado que el presupuesto flexible se reestructura a sí mismo en función de los niveles de actividad, es una buena herramienta para evaluar el desempeño de los gerentes: el presupuesto debe alinearse estrechamente con las expectativas en cualquier número de niveles de actividad.
Eficiencia presupuestaria . La presupuestación flexible se puede utilizar para actualizar más fácilmente un presupuesto para el que aún no se han finalizado las cifras de ingresos u otras actividades. Bajo este enfoque, los gerentes dan su aprobación para todos los gastos fijos, así como los gastos variables como una proporción de los ingresos u otras medidas de actividad. Luego, el personal de presupuestación completa el resto del presupuesto, que fluye a través de las fórmulas del presupuesto flexible y modifica automáticamente los niveles de gasto.
Estos puntos hacen que el presupuesto flexible sea un modelo atractivo para el usuario de presupuesto avanzado. Sin embargo, antes de decidir cambiar al presupuesto flexible, considere las siguientes cuestiones compensatorias.
Desventajas del presupuesto flexible
Al principio, el presupuesto flexible parece ser una manera excelente de resolver muchas de las dificultades inherentes a un presupuesto estático. Sin embargo, también hay una serie de problemas graves, que abordamos en los siguientes puntos:
Formulación . Aunque el presupuesto flexible es una buena herramienta, puede ser difícil de formular y administrar. Un problema con su formulación es que muchos costos no son completamente variables, sino que tienen un componente de costo fijo que debe calcularse e incluirse en la fórmula del presupuesto. Además, se puede dedicar una gran cantidad de tiempo a desarrollar fórmulas de costos, que es más tiempo del que el personal de presupuesto típico tiene disponible en medio del proceso presupuestario.
Retraso de cierre . No se puede precargar un presupuesto flexible en el software de contabilidad para compararlo con los estados financieros. En cambio, el contador debe esperar hasta que se complete un período de informe financiero, luego ingresar los ingresos y otras medidas de actividad en el modelo presupuestario, extraer los resultados del modelo y cargarlos en el software de contabilidad. Solo entonces es posible emitir estados financieros que contienen información presupuestaria versus información real, lo que retrasa la emisión de los estados financieros.
Comparación de ingresos . En un presupuesto flexible, no hay comparación entre los ingresos presupuestados y los ingresos reales, ya que los dos números son iguales. El modelo está diseñado para hacer coincidir los gastos reales con los gastos previstos, no para comparar los niveles de ingresos. No hay forma de destacar si los ingresos reales están por encima o por debajo de las expectativas.
Aplicabilidad . Algunas empresas tienen tan pocos costos variables de cualquier tipo que no tiene mucho sentido construir un presupuesto flexible. En cambio, tienen una enorme cantidad de gastos generales fijos que no varían en respuesta a ningún tipo de actividad. Por ejemplo, considere una tienda web que descarga software para sus clientes; se requiere una cierta cantidad de gastos para mantener la tienda, y esencialmente no hay costo de los bienes vendidos, aparte de las tarifas de las tarjetas de crédito. En esta situación, no tiene sentido construir un presupuesto flexible, ya que no variará de un presupuesto estático.
En resumen, un presupuesto flexible requiere más tiempo para construir, retrasa la emisión de estados financieros, no mide las variaciones de ingresos y puede no ser aplicable bajo ciertos modelos presupuestarios. Estos son problemas graves que tienden a restringir su uso.
