Los pasos para preparar un presupuesto
Muchas organizaciones preparan presupuestos que utilizan como método de comparación al evaluar sus resultados reales durante el próximo año. El proceso de preparación de un presupuesto debe estar altamente reglamentado y seguir un cronograma establecido, de modo que el presupuesto completo esté listo para su uso al comienzo del próximo año fiscal. Estos son los pasos básicos a seguir al preparar un presupuesto:
Actualice los supuestos presupuestarios . Revise las suposiciones sobre el entorno empresarial de la empresa que se utilizaron como base para el último presupuesto y actualícelas según sea necesario.
Revise los cuellos de botella . Determine el nivel de capacidad del cuello de botella principal que impide que la empresa genere más ventas y defina cómo esto afectará cualquier crecimiento adicional de los ingresos de la empresa.
Financiamiento disponible . Determine la cantidad más probable de financiamiento que estará disponible durante el período presupuestario, lo que puede limitar los planes de crecimiento.
Paso de los puntos de costeo . Determine si se incurrirá en algún costo de paso durante el rango probable de actividad comercial en el próximo período presupuestario, y defina el monto de estos costos y en qué niveles de actividad se incurrirá.
Cree un paquete de presupuesto . Copie las instrucciones básicas de presupuestación del paquete de instrucciones utilizado en el año anterior. Actualícelo incluyendo los gastos reales del año hasta la fecha incurridos en el año actual, y también anualice esta información para el año actual completo. Agregue un comentario al paquete, indicando información de costos por pasos, cuellos de botella y limitaciones de financiamiento esperadas para el próximo año presupuestario.
Emitir paquete de presupuesto . Emita el paquete presupuestario personalmente, cuando sea posible, y responda cualquier pregunta de los destinatarios. También indique la fecha límite para el primer borrador del paquete presupuestario.
Obtenga una previsión de ingresos . Obtenga el pronóstico de ingresos del gerente de ventas, valídelo con el director ejecutivo y luego distribúyalo a los demás gerentes de departamento. Utilizan la información sobre ingresos como base para desarrollar sus propios presupuestos.
Obtener presupuestos departamentales . Obtenga los presupuestos de todos los departamentos, compruebe si hay errores y compárelos con las limitaciones de los cuellos de botella, la financiación y el costeo escalonado. Ajuste los presupuestos según sea necesario.
Obtenga solicitudes de presupuesto de capital . Valide todas las solicitudes de presupuesto de capital y envíelas al equipo de alta dirección con comentarios y recomendaciones.
Actualice el modelo presupuestario . Ingrese toda la información presupuestaria en el modelo presupuestario maestro.
Revise el presupuesto . Reúnase con el equipo de alta dirección para revisar el presupuesto. Resalte posibles problemas de restricción y cualquier limitación causada por problemas de financiación. Anote todos los comentarios hechos por el equipo de gestión y envíe esta información a los creadores del presupuesto, con solicitudes para modificar sus presupuestos.
Procesar iteraciones presupuestarias . Realice un seguimiento de las solicitudes de cambio de presupuesto pendientes y actualice el modelo de presupuesto con nuevas iteraciones a medida que llegan.
Emite el presupuesto . Cree una versión encuadernada del presupuesto y distribúyala a todos los destinatarios autorizados.
Carga el presupuesto . Cargue la información presupuestaria en el software financiero, de modo que pueda generar informes presupuestarios frente a informes reales.
La cantidad de pasos indicados aquí puede ser excesiva para una empresa más pequeña, en la que quizás solo una persona esté involucrada en el proceso. Si es así, el número de pasos se puede comprimir en gran medida, hasta el punto en que posiblemente se pueda preparar un presupuesto preliminar en uno o dos días.
