Solicitudes de apoderados

Una solicitud de poder contiene materiales sobre la entidad emisora ​​que los inversores necesitan para tomar decisiones informadas sobre los votos de los accionistas. Esta emisión es necesaria para las empresas que cotizan en bolsa. Un requisito para toda empresa que cotiza en bolsa es llevar a cabo al menos una junta de accionistas por año. Puede haber una necesidad de reuniones adicionales, si la empresa necesita la aprobación de los accionistas de elementos adicionales, como un cambio en los artículos de incorporación o un aumento en el número de directores. Las circunstancias de estas reuniones se rigen por las leyes del estado en el que se incorpora una empresa. La ley estatal puede, por ejemplo, requerir que las reuniones se lleven a cabo dentro de un cierto número de días después del final del año fiscal.

La solicitud de poder

Antes de que se lleve a cabo una junta de accionistas, la empresa debe emitir una solicitud de poder a sus accionistas con derecho a voto. Esta solicitud contiene información sobre la empresa y también señala todos los elementos que requieren el voto de los accionistas. El contenido exacto del documento de solicitud de poder se rige por la Regla 14a-3 de la Comisión de Bolsa y Valores (SEC). La regla define varios tipos de información para incluir en la solicitud, que incluyen:

• Información sobre dónde y cuándo se realizará la reunión
• La fecha en la que los accionistas deben presentar sus propuestas para su inclusión en la licitación.
• El método para revocar apoderados, si está permitido
• Cualquier derecho de tasación para los disidentes
• Cualquier interés que los directores y funcionarios de la empresa puedan tener en los elementos que se votan.
• Un resumen de los valores con derecho a voto en circulación y quién los posee
• La fecha de registro que se utiliza para determinar qué accionistas pueden votar
• Cualquier relación que los directores puedan tener con la empresa.
• La compensación pagada a funcionarios y directores
• Las cantidades pagadas a los auditores de la empresa por servicios de auditoría y otros
• Una descripción de cualquier beneficio, bonificación, pensión o plan similar que se votará
• Una descripción de los valores que estarán autorizados a emitirse.
• Una descripción de cualquier propiedad que la compañía planea enajenar o adquirir
• Una descripción de los cambios propuestos en los estatutos de la empresa.
• El informe anual o el formulario 10-K (si la solicitud es para la reunión anual)

Toda la información anterior se envía a los accionistas junto con una tarjeta de poder. La tarjeta es utilizada por los accionistas para votar a favor o en contra de las propuestas de la empresa, o para abstenerse de ellas.

Aprobación de la SEC del poder

Si la solicitud incluye votar sobre temas distintos a la elección de directores o la aprobación de los auditores, primero debe ser aprobada por la SEC. Si la SEC no responde dentro de los 10 días que planea comentar sobre la solicitud, entonces la empresa puede emitirla a los accionistas. De lo contrario, la SEC tiene 30 días para comentar.

Fechas de proxy aplicables

Un ingrediente esencial de la solicitud de poder es un conjunto de fechas, que son:

• Fecha de registro . La fecha en la que la empresa identifica qué accionistas son elegibles para votar en la junta de accionistas. Por lo general, no es más de 60 días antes de la fecha de la reunión.
• Fecha de envío . La fecha en la que se enviarán los materiales de representación.
• Fecha de la reunión . La fecha de la junta de accionistas. Esto normalmente está limitado por la ley estatal a al menos 10 días después de la fecha de envío. El intervalo suele ser de varias semanas más, para que los accionistas tengan tiempo de enviar sus tarjetas de representación.

Contabilización de votos

Las tarjetas de representación completadas normalmente son contabilizadas por el agente de transferencia de acciones de una empresa, aunque otras partes o la propia empresa pueden hacerlo. El agente de transferencia de acciones es una buena opción, ya que esta entidad cuenta con procedimientos para registrar y agregar la información en tarjetas proxy. Luego, esta información se resume y presenta en la junta de accionistas. El resumen también se incluye en el acta de la reunión.