Cómo identificar el inventario obsoleto

La forma más sencilla de identificar el inventario obsoleto sin un sistema informático es dejar las etiquetas de recuento de inventario físico en todos los artículos del inventario después de completar el recuento físico anual. Las etiquetas pegadas con cinta adhesiva a cualquier artículo utilizado durante el año siguiente se desecharán en el momento de su uso, dejando solo los artículos más antiguos sin usar todavía etiquetados para fin de año. Luego, puede recorrer el almacén para ver si se debe crear una reserva de obsolescencia para ellos. Sin embargo, las etiquetas pueden caerse o desprenderse de los artículos del inventario, especialmente si hay un alto nivel de tráfico en los contenedores cercanos. Si bien la grabación adicional reducirá este problema, es probable que se pierda algo de etiqueta con el tiempo.

Incluso un sistema de seguimiento de inventario computarizado rudimentario probablemente registrará la última fecha en la que se retiró un número de pieza específico del almacén para su producción o venta. Si es así, es fácil utilizar un redactor de informes para extraer y clasificar esta información, lo que da como resultado un informe que enumera todo el inventario, comenzando con los productos con la fecha de "último uso" más antigua. Al ordenar el informe con la última fecha de uso más antigua en primer lugar, puede llegar fácilmente a una lista ordenada de elementos que requieren una mayor investigación por su posible obsolescencia. Sin embargo, este enfoque no proporciona pruebas suficientes de que un artículo nunca se volverá a utilizar, ya que puede ser un componente esencial de un artículo que no se ha programado para la producción en algún tiempo, o una pieza de servicio cuya demanda es baja.

Una versión avanzada del informe de "último uso" compara las retiradas totales de inventario con la cantidad disponible, que por sí sola puede ser información suficiente para realizar una revisión de obsolescencia. También enumera el uso planificado, que requiere información de un sistema de planificación de requisitos de materiales y que le informa sobre los próximos requisitos de uso. También se incluye un costo adicional para cada artículo, con el fin de dar a los usuarios del informe una idea de la cancelación que podría ocurrir si un artículo se declara obsoleto.

Si un sistema informático incluye una lista de materiales, existe una gran probabilidad de que también genere un informe de "dónde se utiliza", que enumera todas las listas de materiales para las que se utiliza un artículo de inventario. Si no se indica "dónde se usa" en el informe de un artículo, es probable que una pieza ya no sea necesaria. Este informe es más eficaz si las listas de materiales se eliminan del sistema informático o se desactivan tan pronto como los productos se retiran del mercado; esto revela más claramente aquellos artículos del inventario que ya no son necesarios.

Un enfoque adicional para determinar si una pieza está obsoleta es revisar las órdenes de cambio de ingeniería. Estos documentos muestran la sustitución de esas piezas por otras diferentes, así como la fecha prevista para el cambio. Luego, puede buscar en la base de datos de inventario para ver cuántas de las piezas que se reemplazan todavía están en stock, que luego se pueden totalizar, lo que produce otra variación en la cantidad de inventario obsoleto disponible.

Una fuente final de información es el informe de inventario obsoleto del período anterior. El personal de contabilidad debe realizar un seguimiento de estos elementos y notificar a la gerencia sobre aquellos para los que no hay actividad de disposición.

Para que cualquiera de estos sistemas de revisión funcione, es necesario crear políticas y procedimientos, así como fechas de revisión programadas en curso. Al hacerlo, existe una gran probabilidad de que las revisiones de obsolescencia se conviertan en una parte regular de las actividades de una empresa. En particular, considere una política ordenada por la Junta para realizar al menos revisiones trimestrales de obsolescencia, lo que le da a la gerencia la oportunidad de ubicar artículos antes de que sean demasiado viejos para desecharlos a un precio razonable. Otra política de la Junta debería establecer que la administración buscará y desechará activamente productos en proceso o terminados con un nivel de calidad inaceptable. Al hacerlo, se evita que las mercancías se almacenen en el almacén en primer lugar.

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