Manejo de costos

La gestión de costos es el control de los costos reales o previstos incurridos por una empresa. Esto se aplica mejor como un proceso formalizado, utilizando algunos o todos los siguientes pasos:

• Recopile información sobre costos actuales y proyectados. Por lo general, esto proviene del libro mayor general para los costos reales, pero la información también se puede compilar a través de un sistema de costos basado en actividades o alguna metodología de recolección menos formal. Los costos proyectados provienen de comparaciones con proyectos o productos similares, o estimaciones basadas en listas de materiales proyectadas.
• Revise la información recopilada para ver si los costos se pueden reducir o evitar por completo. Esto puede incluir la separación de costos en costos fijos, variables y mixtos, revisar los costos en una línea de tendencia, analizar el impacto en las operaciones de cuello de botella y comparar los costos con los de las empresas de referencia.
• Informar los resultados del análisis a la dirección, con acciones recomendadas.
• Establecer controles para garantizar que los cambios impuestos por la administración se cumplan de la manera prevista.
• Monitorear cualquier cambio impuesto por la gerencia como resultado de este análisis, para ver cómo las alteraciones han modificado el perfil de costos del negocio.

Si una empresa está tratando de administrar los costos asociados con actividades futuras (como el diseño de un nuevo producto o la construcción de un nuevo edificio de la sede), las actividades de administración de costos son algo diferentes. Se podría seguir cualquiera de las siguientes actividades:

• Usar el cálculo de costos objetivo para estimar costos continuamente a medida que se agregan o se restan características de un proyecto (generalmente un producto nuevo).
• Usar revisiones de hitos para comparar los costos originalmente estimados en incurrir con los costos reales incurridos. Estas revisiones a veces pueden resultar en la cancelación total de proyectos.

La gestión de costes también puede implicar una función de seguimiento sencilla, en la que no hay una necesidad inmediata de realizar modificaciones. En este caso, se pueden seguir los siguientes enfoques para la gestión de costos:

• Usar análisis de varianza para resaltar cualquier diferencia entre los costos incurridos y los costos presupuestados.
• Usar el análisis de excepciones para resaltar solo aquellas variaciones de los costos presupuestados que exceden un cierto umbral.
• Usar el análisis de tendencias para notar cambios a largo plazo en ciertos costos.

En resumen, la gestión de costos es un tema amplio que abarca una variedad de actividades de recopilación, análisis, informes y control de datos. Toda empresa que desee seguir siendo rentable a largo plazo deberá dedicar una parte considerable de su tiempo a las actividades de gestión de costes.