Análisis de cuentas por pagar
El análisis de cuentas por pagar se utiliza para extraer varios tipos de información de los registros detallados de cuentas por pagar. Estos análisis son los siguientes:
Descuentos tomados . Examine los registros de pago para ver si la empresa está aceptando todos los descuentos por pago anticipado ofrecidos por los proveedores. Estos descuentos suelen tener una tasa de interés efectiva alta, por lo que bien vale la pena el esfuerzo.
Cargos por pagos atrasados . Vea si la compañía está incurriendo en cargos por pagos atrasados de manera rutinaria. Esta situación surge con mayor frecuencia cuando la empresa no tiene suficiente efectivo para cumplir con sus obligaciones de pago, pero también podría deberse a fallas en los procesos dentro del departamento de contabilidad.
Rotación pagadera . Divida las compras anuales totales por el saldo promedio total de las cuentas por pagar para llegar a la tasa de rotación de las cuentas por pagar. Luego, divida la tasa de rotación en 365 días para determinar el número promedio de días que la empresa tarda en pagar sus facturas. Si esta cifra de días de cuentas por pagar está disminuyendo con el tiempo, la empresa está desperdiciando una valiosa fuente de efectivo. Las posibles resoluciones son asegurar que el personal de contabilidad no pague las facturas anticipadamente y que los plazos de pago negociados con los proveedores no sean excesivamente cortos.
Pagos duplicados . Investigue los registros de pagos anteriores para ver si alguna factura se pagó más de una vez. Si es así, esto apunta hacia un problema con la identificación de estas facturas en el sistema de cuentas por pagar. Un paso más es contactar a los proveedores para obtener el reembolso de los pagos duplicados.
Compare con las direcciones de los empleados . Compare las direcciones de los proveedores con las direcciones de los empleados. Una coincidencia podría indicar una situación de fraude, o al menos una compra de una parte relacionada que puede ser necesario informar a la gerencia.
Lleve a cabo estos mismos análisis cada vez que la empresa adquiera otro negocio, para ver si se puede mejorar la situación de las cuentas por pagar en la adquirida. Si es así, esto puede crear una sinergia que puede ahorrarle dinero al adquirente. El gerente de cuentas por pagar también puede discutir los resultados de este análisis con el gerente de compras. Un posible objetivo para ofrecer al gerente de compras es un plazo de pago más largo de los proveedores. Hacerlo aumenta los fondos de capital de trabajo disponibles para la empresa. Un resultado clave del análisis de cuentas por pagar es alterar los procesos de las cuentas por pagar para reducir el riesgo de que las fallas encontradas puedan repetirse en el futuro. Hacerlo puede mejorar la rentabilidad corporativa general al evitar gastos excesivos.
