Separación de tareas
El concepto de separación de funciones prohíbe la asignación de responsabilidad a una persona para la adquisición de activos, su custodia y el mantenimiento de registros relacionados. Por ejemplo, una persona puede realizar un pedido para comprar un activo, pero otra persona debe registrar la transacción en los registros contables. Al separar las funciones, es mucho más difícil cometer fraude, ya que al menos dos personas deben trabajar juntas para hacerlo, lo que es mucho menos probable que si una persona fuera responsable de todos los aspectos de una transacción contable.
Ejemplos de separación de funciones son:
Efectivo . Una persona abre sobres que contienen cheques y otra persona registra los cheques en el sistema de contabilidad. Esto reduce el riesgo de que los cheques sean retirados de la empresa y depositados en la propia cuenta corriente de una persona.
Cuentas por cobrar . Una persona registra el efectivo recibido de los clientes y otra persona crea notas de crédito para los clientes. Esto reduce el riesgo de que un empleado desvíe un pago recibido de un cliente y cubra el robo con un crédito equivalente a la cuenta de ese cliente.
Inventario . Una persona solicita bienes a los proveedores y otra persona registra los bienes recibidos en el sistema de contabilidad. Esto evita que la persona que realiza la compra desvíe los productos entrantes para su propio uso.
Nómina . Una persona recopila la información sobre el salario bruto y el salario neto para una nómina y otra persona verifica los cálculos. Esto evita que un empleado de nómina aumente artificialmente la compensación de algunos empleados, o que cree y pague a empleados falsos.
Un problema con la separación de funciones es que es mucho menos eficiente y requiere más tiempo que tener una sola persona responsable de todos los aspectos de una transacción. Por lo tanto, debe examinar la compensación entre aumentar el nivel de control y reducir la cantidad de eficiencia al decidir si implementar la separación de funciones en algunas áreas. Es muy posible que la mejora en el control no sea suficiente para compensar el nivel reducido de eficiencia.
Un concepto erróneo sobre la separación de funciones es que reduce la cantidad de errores contables. Esto solo ocurre si hay una entrada de datos duplicada o si varias personas verifican el trabajo de los demás. Este no es el objetivo del concepto de separación de funciones, que tiene como objetivo asignar ciertas tareas a una persona y otras tareas a otra persona; el concepto no está diseñado para la duplicación de tareas, por lo que no es probable que se reduzcan los errores contables. .
Términos similares
La separación de funciones también se conoce como separación de funciones.
