Contabilidad de caja chica
La caja chica es una pequeña cantidad de efectivo que se guarda en las instalaciones de la empresa para pagar necesidades menores de efectivo. Ejemplos de estos pagos son suministros de oficina, tarjetas, flores, etc. La caja chica se almacena en un cajón o caja de caja chica cerca de donde más se necesita. Puede haber varias ubicaciones de caja chica en una empresa más grande, probablemente una por edificio o incluso una por departamento. Se utiliza un sistema de contabilidad independiente para rastrear las transacciones de caja chica.
El sistema de caja chica
Para establecer un fondo de caja chica, el cajero crea un cheque por el monto de los fondos asignados a un fondo de caja chica en particular (generalmente unos pocos cientos de dólares). Alternativamente, el cajero podría simplemente contar el efectivo para el fondo de caja chica, si hay suficientes billetes y monedas en las instalaciones. El asiento inicial del diario de caja chica es un débito en la cuenta de caja chica y un crédito en la cuenta de caja.
El custodio de la caja chica luego desembolsa la caja chica del fondo a cambio de recibos relacionados con cualquiera que sea el gasto. No hay ninguna entrada de diario en este momento; en cambio, el saldo de caja en el fondo de caja chica sigue disminuyendo, mientras que el número de ingresos sigue aumentando. El total de los recibos y el efectivo restante debe ser igual a la cantidad inicial de fondos de caja chica en todo momento. Sin embargo, los errores de registro y el robo pueden resultar en una variación del monto de financiamiento inicial.
Cuando el saldo de caja en el fondo de caja chica cae a un nivel suficientemente mínimo, el custodio de caja chica solicita más efectivo al cajero. Esto toma la forma de un resumen de todos los recibos que ha acumulado el custodio. El cajero crea un nuevo cheque por el monto de los recibos y cambia el cheque por los recibos. El asiento del diario de caja chica es un débito en la cuenta de caja chica y un crédito en la cuenta de caja.
El custodio de la caja chica vuelve a llenar el cajón o caja de la caja chica, que ahora debe contener la cantidad original de efectivo que se designó para el fondo. El cajero crea un asiento de diario para registrar los recibos de caja chica. Este es un crédito a la cuenta de caja chica y probablemente débitos a varias cuentas de gastos diferentes, como la cuenta de suministros de oficina (dependiendo de lo que se compró con el efectivo). El saldo en la cuenta de caja chica ahora debería ser el mismo que el monto en el que comenzó.
En realidad, el saldo en la cuenta de caja chica es mayor que la cantidad de efectivo que hay realmente en la caja de caja chica, ya que el efectivo en la caja se paga continuamente. Sin embargo, la diferencia es tan pequeña que es completamente indiferente a los resultados de los estados financieros. Por tanto, la diferencia sólo se concilia cuando se debe reponer la caja chica.
Ejemplo de contabilidad de caja chica
Una empresa establece un fondo de caja chica e inicialmente lo financia con $ 300. La entrada es:
