Documentos fuente
Los documentos fuente son la base física sobre la que se registran las transacciones comerciales. Los documentos fuente generalmente se conservan para usarlos como evidencia cuando los auditores luego revisan los estados financieros de una empresa y necesitan verificar que las transacciones, de hecho, ocurrieron. Suelen contener la siguiente información:
Una descripción de una transacción comercial
La fecha de la transacción.
Una cantidad específica de dinero
Una firma autorizante
Muchos documentos de origen también están sellados para indicar una aprobación, o en los que anotar la fecha actual o las cuentas que se utilizarán para registrar la transacción subyacente.
Un documento de origen no tiene que ser un documento en papel. También puede ser electrónico, como un registro electrónico de las horas trabajadas por un empleado, ingresado en el sistema de cronometraje de una empresa a través de un teléfono inteligente.
Ejemplos de documentos fuente y sus transacciones comerciales relacionadas que aparecen en los registros financieros son:
Extracto bancario . Contiene una serie de ajustes al saldo contable de efectivo disponible de una empresa a los que la empresa debe hacer referencia para alinear sus registros con los del banco.
Cinta de caja registradora . Esto se puede utilizar como prueba de ventas en efectivo, lo que respalda el registro de una transacción de venta.
Recibo de tarjeta de crédito . Esto se puede utilizar como prueba para un desembolso de fondos de caja chica.
Imágenes de verificación de caja de seguridad . Estas imágenes apoyan el registro de recibos de efectivo de los clientes.
Albarán de empaque . Esto describe los artículos enviados a un cliente y, por lo tanto, admite el registro de una transacción de venta.
Orden de venta . Este documento, cuando se combina con un conocimiento de embarque y / o una lista de empaque, se puede utilizar para facturar a un cliente, que a su vez genera una transacción de venta.
Factura de proveedor . Este es un documento fuente que respalda la emisión de efectivo, cheque o pago electrónico a un proveedor. Una factura de proveedor también admite el registro de un gasto, artículo de inventario o activo fijo.
Tarjeta de tiempo . Esto respalda la emisión de un cheque de pago o pago electrónico a un empleado. Si las horas de los empleados se facturan a los clientes, también admite la creación de facturas de clientes.
Por ejemplo, una empresa se dedica a la consultoría. acumula información de horas trabajadas de las hojas de horas de los empleados, que luego se incluye en las facturas de los clientes que, a su vez, dan como resultado la creación de una transacción de venta y cuentas por cobrar. Por lo tanto, en esta situación, la hoja de tiempo es el documento de origen de una transacción de venta.
Hay una serie de controles posibles que se pueden utilizar para reducir el riesgo de que los documentos originales no se registren correctamente en un sistema de contabilidad. Uno de los controles más comunes es la numeración previa de los documentos, de modo que sea más fácil localizar los documentos que faltan. Otro control es conciliar los saldos en las cuentas con los documentos fuente de respaldo para ver si algunos documentos no se han registrado o si algunas transacciones registradas en las cuentas no parecen tener documentos fuente de respaldo.
Varias regulaciones exigen que algunos documentos fuente se retengan durante varios años. También puede ser prudente conservar estos documentos independientemente de las regulaciones, aunque solo sea para proporcionar pruebas en caso de una demanda o para brindar un mejor servicio al cliente. Por estas razones, una empresa debe adoptar una política de destrucción de documentos que controle estrictamente la trituración u otra forma de eliminación de los documentos originales hasta que hayan pasado un cierto número de años.
