Sistema de caja de seguridad
Una caja de seguridad es una dirección de correo operada por un banco a la que una empresa indica a sus clientes que envíen sus pagos. El banco abre el correo entrante, deposita todos los fondos recibidos en la cuenta bancaria de la empresa y escanea los pagos y cualquier información de remesas. Las imágenes escaneadas se publican en un sitio web seguro, donde el personal de contabilidad de la empresa puede acceder a las imágenes para aplicar los pagos a las cuentas por cobrar pendientes.
Un sistema de caja de seguridad es una disposición de varias cajas de seguridad que se colocan estratégicamente cerca de grupos geográficos de clientes de la empresa, de modo que se minimiza el tiempo total de correo de los clientes a las cajas de seguridad. Los bancos fomentan un sistema de caja de seguridad, que gana una tarifa mensual fija por cada caja de seguridad, así como un cargo de servicio por cada pago procesado. Por ejemplo, una empresa en Boston puede optar por tener cajas de seguridad en Chicago, Los Ángeles, Houston y Miami, a fin de reducir la flotación de correo para los pagos realizados por clientes ubicados cerca de estas ciudades.
Los bancos brindan un servicio de revisión periódica para hacer coincidir las direcciones desde las cuales los clientes emiten sus pagos a las ubicaciones de las cajas de seguridad, para ver si la configuración de la caja de seguridad está optimizada. De lo contrario, las cajas de seguridad se trasladan a ubicaciones más centradas en el cliente y se notifica a los clientes para que modifiquen sus direcciones de envío a las nuevas ubicaciones. No se recomienda cambiar continuamente las ubicaciones de las cajas de seguridad, ya que molesta a los empleados de cuentas por pagar de los clientes, que deben seguir actualizando las direcciones de pago en sus sistemas informáticos.
Un sistema de caja de seguridad es una excelente manera de reducir la flotación del correo para una empresa más grande que tiene una base de clientes nacional o internacional. Rara vez es necesario que una empresa más pequeña con una base de clientes local utilice más de una caja de seguridad en un banco local, ya que cualquier reducción en la flotación del correo se compensa con creces por las tarifas bancarias relacionadas.
A medida que el método de pago se aleje gradualmente de los cheques y se decante por los pagos electrónicos, es probable que disminuya la necesidad de sistemas de caja fuerte.
