Libro mayor de compra
El libro mayor de compras es un libro mayor auxiliar en el que se registran las compras. El libro mayor de compras es parte de la base de datos del departamento de contabilidad; no es mantenido por el departamento de compras. El libro mayor es útil para segregar en una ubicación un registro de las cantidades que una empresa gasta con sus proveedores. El libro mayor de compras muestra qué compras se han pagado y qué compras siguen pendientes. Una transacción típica ingresada en el libro mayor de compras registrará una cuenta por pagar, seguida en una fecha posterior por una transacción de pago que elimina la cuenta por pagar. Por lo tanto, es probable que haya un saldo pendiente de pago en la cuenta en el libro mayor en cualquier momento.
Si el volumen de compras es relativamente bajo, entonces no es necesario un libro de compras. En cambio, esta información se registra directamente en el libro mayor.
Si tuviera que mantener un registro manual del libro mayor de compras, podría contener sustancialmente más información de la que se acaba de indicar. Los campos de datos en un libro mayor de compras preparado manualmente pueden incluir la siguiente información para cada transacción:
Fecha de compra
Código de proveedor (o nombre)
Número de factura del proveedor
Número de orden de compra (si se usa)
Código de identificación del artículo comprado (podría ser el código maestro del artículo o el número de referencia del proveedor)
Cantidad pagada
Impuesto sobre las ventas pagado
Bandera de pago (indica si se paga o no)
El documento principal registrado en el libro mayor de compras es la factura del proveedor. Además, si los proveedores otorgan un crédito a la empresa por artículos como mercancías devueltas o artículos dañados en tránsito, también registra las notas de crédito emitidas por los proveedores en el libro mayor de compras. También se puede emitir una nota de crédito para obtener un descuento por volumen, aunque este crédito puede aplicarse a una serie de compras en conjunto, por lo que no se puede rastrear hasta una transacción de compra individual.
La información en el libro mayor de compras se agrega periódicamente y se registra en una cuenta en el libro mayor, que se conoce como cuenta de control. La cuenta de control del libro mayor de compras se utiliza para evitar abarrotar el libro mayor con la enorme cantidad de información que normalmente se almacena en el libro mayor de compras. Inmediatamente después de la contabilización, el saldo en la cuenta de control debe coincidir con el saldo en el libro mayor de compras. Dado que no se almacenan transacciones detalladas en la cuenta de control, cualquier persona que desee investigar las transacciones de compra tendrá que profundizar desde la cuenta de control hasta el libro mayor de compras para encontrarlas.
Antes de cerrar los libros y generar estados financieros al final de un período contable, debe completar todos los asientos en el libro mayor de compras, cerrar el libro mayor para ese período y registrar los totales del libro mayor de compras en el libro mayor general.
Términos similares
El libro mayor de compras también se conoce como libro auxiliar de compras o subcuenta de compras.
