Emparejamiento de tres vías

La conciliación de tres vías es una técnica de verificación de pago para garantizar que la factura de un proveedor sea válida. Cuando el departamento de cuentas por pagar recibe una factura de un proveedor, coincide con la siguiente información:

  • La información de la factura del proveedor a una copia de la orden de compra relacionada que le ha enviado el departamento de compras. La orden de compra establece la cantidad y el precio al que la empresa se compromete a comprar los bienes o servicios indicados en la factura del proveedor.

  • La factura del proveedor a la documentación de recepción reenviada al departamento de contabilidad por el departamento de recepción, para asegurar que los bienes han sido recibidos, que están en la cantidad correcta y que están en buenas condiciones.

Por lo tanto, el concepto de "correspondencia de tres vías" se refiere a la correspondencia de tres documentos (la factura, la orden de compra y el informe de recepción) para garantizar que se debe realizar un pago. El procedimiento se utiliza para garantizar que solo se reembolsen las compras autorizadas, evitando así pérdidas por fraude y descuido.

Si esta coincidencia de tres vías revela que la factura del proveedor está en buen estado, entonces el personal de cuentas por pagar procesa la factura para el pago. De lo contrario, el personal se comunica con el proveedor con respecto a cualquier problema que haya encontrado, lo que puede resultar en la emisión de una factura revisada o tal vez una nota de crédito por parte del proveedor.

El concepto de emparejamiento de tres vías tiene problemas. Es muy laborioso y puede resultar difícil acumular la información requerida, lo que puede provocar retrasos en los pagos mientras el personal de cuentas por pagar busca la información que falta. Las demoras pueden molestar a los proveedores y también evitar que una empresa obtenga descuentos por pago anticipado. Puede hacer que la combinación de tres vías sea más eficiente al:

  • Excluyendo las facturas recurrentes y pequeñas del requisito de contrapartida.

  • Permitir que el personal de cuentas por pagar apruebe facturas si los precios y las unidades que figuran en la factura del proveedor están dentro de un pequeño porcentaje de los montos designados en la orden de compra.

También hay disponibles soluciones de emparejamiento de tres vías automatizadas que requieren el uso de sistemas de planificación de recursos empresariales totalmente integrados, pero incluso estas soluciones eliminarán algunas transacciones en las que la solución automatizada falla, lo que requiere una investigación manual de las discrepancias. Estos sistemas automatizados son tan caros que no son una solución viable para empresas más pequeñas.

Artículos Relacionados