La contabilidad de un activo totalmente depreciado
La contabilización de un activo totalmente depreciado es continuar reportando su costo y depreciación acumulada en el balance. No se requiere depreciación adicional para el activo. No se requiere más contabilidad hasta que el activo se dispone, por ejemplo, vendiéndolo o desechándolo. Un activo fijo se deprecia completamente cuando su costo registrado original, menos cualquier valor de rescate, coincide con su depreciación total acumulada. Un activo fijo también puede depreciarse por completo si se registra un cargo por deterioro contra el costo registrado original, sin dejar más que el valor de rescate del activo. Por lo tanto, la depreciación total puede ocurrir con el tiempo o de una vez mediante un cargo por deterioro.
Una vez que un activo fijo se ha depreciado por completo, el punto clave es asegurarse de que no se registre ninguna depreciación adicional contra el activo. Pueden ocurrir cargos adicionales por depreciación cuando la depreciación se calcula manualmente o con una hoja de cálculo electrónica. Una base de datos de activos fijos comerciales desactivará automáticamente la depreciación, siempre que la fecha de terminación se haya configurado correctamente en el sistema. Sin embargo, se debe anotar un cargo por deterioro en dicha base de datos comercial, o de lo contrario el sistema continuará registrando la depreciación a la tasa de depreciación original, incluso cuando el valor contable restante se haya reducido o eliminado.
La ausencia de cualquier gasto de depreciación posterior a la finalización de la depreciación de un activo reducirá el monto del gasto de depreciación informado en el estado de resultados, de modo que las ganancias no monetarias aumentarán en el monto de la reducción de depreciación.
El informe de un activo totalmente depreciado se realizará en dos lugares del balance:
Costo . El costo total de adquisición del activo aparecerá en la línea de activos fijos, dentro de la sección de activos del balance.
Depreciación . El monto total de la depreciación acumulada se incluirá en el elemento de línea de contra activo de depreciación acumulada, ubicado justo debajo del elemento de línea de activo fijo.
Sería un tratamiento contable incorrecto eliminar el costo de un activo fijo y la depreciación acumulada relacionada de los registros contables siempre que el activo subyacente se siga utilizando, por dos razones:
Métricas . Se debe indicar la presencia de una depreciación acumulada tan grande para un activo, de modo que alguien que analice los estados financieros pueda discernir que la empresa tiende a retener sus activos fijos durante un período de tiempo prolongado; esto puede ser un indicador de múltiples problemas, como un buen mantenimiento o la inminente necesidad de gastar efectivo para reemplazar los activos.
Registro de activos . Si un activo está en las instalaciones y en uso, entonces debe registrarse. Su eliminación eliminaría el activo del registro de activos fijos, de modo que alguien podría realizar una auditoría de activos fijos y observar el activo, pero no verlo en los registros de la empresa.
Cuando finalmente se dispone de un activo fijo, el evento debe registrarse debitando la cuenta de depreciación acumulada por el monto total depreciado, acreditando la cuenta de activo fijo por su costo total registrado y usando una cuenta de pérdidas o ganancias para registrar cualquier diferencia restante.
