Cómo conciliar el inventario
Para conciliar el inventario, compare los recuentos de inventario en los registros de la empresa con las cantidades reales en los estantes del almacén, averigüe por qué hay diferencias entre las dos cantidades y ajuste los registros para reflejar este análisis. La conciliación de inventario es una parte importante del recuento cíclico, ya que el personal del almacén la usa para actualizar continuamente la precisión de sus registros de inventario. La precisión del registro de inventario es necesaria para garantizar que los artículos de reemplazo se soliciten de manera oportuna, que el inventario se valore adecuadamente y que las piezas estén disponibles para la venta o producción cuando sea necesario. También se necesita una conciliación de inventario para garantizar que las cantidades de inventario reales y registradas sean las mismas al final del año, de modo que no haya problemas cuando se audite el inventario.
La conciliación de inventario no es tan simple como ajustar el saldo contable para que coincida con el recuento físico. Puede haber otras razones por las que existe una diferencia entre los dos números que no se pueden corregir con dicho ajuste. En particular, debe considerar seguir alguno o todos estos pasos:
Cuenta el inventario . Es posible que alguien haya contado incorrectamente el inventario. Si es así, pida a otra persona que lo cuente nuevamente (ya que el primer contador podría cometer el mismo error de conteo por segunda vez). Además, si el recuento físico parece ser significativamente más bajo que el saldo contable, es posible que haya más inventario en una segunda ubicación, así que busque un segundo caché. El recuento es la razón más probable para una variación, así que considere este paso primero.
Empareja las unidades de medida . ¿Son las unidades de medida utilizadas para el recuento y el saldo contable las mismas? Uno podría estar en unidades individuales (conocido como "cada uno"), mientras que el otro podría estar en docenas, o cajas, o libras o kilogramos. Si ya ha realizado un recuento y todavía hay una diferencia que está en órdenes de magnitud, es probable que las unidades de medida sean el problema.
Verifique el número de pieza . Es posible que esté malinterpretando el número de pieza del artículo en el estante o adivinando su identificación porque no hay ningún número de pieza. Si es así, obtenga una segunda opinión de un miembro experimentado del personal del almacén o compare el artículo con las descripciones de los registros maestros de artículos. Otra opción es buscar algún otro artículo para el que haya una variación en el recuento de unidades en la dirección opuesta, que podría ser el número de pieza que está buscando.
Busque el papeleo faltante . Esta es una gran fuente de problemas de conciliación de inventario. El recuento de unidades en los registros de inventario puede ser incorrecto porque se ha producido una transacción, pero nadie la ha registrado todavía. Este es un problema enorme para los contadores de ciclo, que pueden tener que hurgar en busca de papeleo no ingresado de este tipo antes de sentirse cómodos haciendo un ajuste en los registros de inventario. Otros ejemplos de este problema son los recibos que aún no se han ingresado (por lo que el registro de inventario es demasiado bajo) o las emisiones desde el almacén al área de producción que no se han ingresado (por lo que el registro de inventario es demasiado alto).
Examine la chatarra . La chatarra puede surgir en cualquier parte de una empresa (especialmente en la producción) y el personal puede pasar por alto fácilmente su registro adecuado en los registros de inventario. Si ve una variación modesta en la que los registros de inventario siempre son solo una pequeña cantidad más altos que el recuento físico, esta es una causa probable.
Investigue la posible propiedad del cliente . Si no tiene ningún registro de un artículo de inventario en los registros contables, puede haber una buena razón para ello, que es que la empresa no es el propietario, sino un cliente. Esto es especialmente común cuando la empresa remodela o mejora productos para sus clientes.
Investigar la posible propiedad del proveedor . Para dar seguimiento al último artículo, también es posible que tenga artículos en stock que están en consignación de un proveedor y que, por lo tanto, son propiedad del proveedor. Esto es más común en un entorno minorista y poco probable en cualquier otro lugar.
Investigar registros retroactivos . Si su empresa utiliza la toma retroactiva para alterar los registros de inventario (donde libera el inventario en función del número de productos terminados producidos), entonces es mejor que la lista de materiales y los números de producción de productos terminados estén en excelentes condiciones, o el proceso de conciliación será doloroso . No se recomienda el retrolavado a menos que el mantenimiento de registros de fabricación sea excelente.
Acepta la variación . Si todas las formas de investigación fallan, entonces realmente no tiene más remedio que modificar el registro de inventario para que coincida con el recuento físico. Es posible que eventualmente se encuentre algún otro error que explique la discrepancia, pero por ahora no puede dejar una variación; en caso de duda, el recuento físico es correcto.
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