Tipos de fraude de nómina
El fraude de nómina es el robo de efectivo de una empresa a través del sistema de procesamiento de nómina. Hay varias formas en que los empleados pueden cometer fraude de nómina. Son:
Anticipos no reembolsados . El tipo de fraude más pasivo es cuando un empleado solicita un anticipo de su salario y luego nunca lo devuelve. Esto funciona mejor cuando el personal de contabilidad no registra los anticipos como activos (en cambio, los carga directamente a los gastos) o nunca monitorea el reembolso. Por lo tanto, el impago de los anticipos requiere inactividad por parte del receptor y un registro y seguimiento inadecuado de las transacciones por parte del personal contable. Un procedimiento mensual para revisar los anticipos eliminará este problema.
Buddy puñetazos . Un empleado hace arreglos con sus compañeros para que marquen sus horas en el reloj de la empresa mientras él se toma el día libre. Las revisiones supervisoras y la amenaza de despido son las mejores formas de evitar este riesgo. Una alternativa más cara es utilizar relojes biométricos, que identifican de forma única a cada persona que se registra en el sistema de cronometraje.
Empleados fantasmas . El personal de nómina crea un empleado falso en los registros de nómina o prolonga el pago de un empleado que acaba de dejar la empresa, y modifica el registro de pago para que el pago del depósito directo o el cheque de pago se haga a su nombre. Esto funciona mejor en empresas grandes donde los supervisores tienen una gran cantidad de personal y, por lo tanto, no registran la compensación con suficiente detalle. También funciona bien cuando un supervisor ha dejado la empresa y aún no ha sido reemplazado, de modo que los empleados fantasmas pueden insertarse en sus departamentos hasta que se designe un nuevo supervisor. Se necesita una auditoría periódica de los registros de nómina para detectar empleados fantasmas. Otra forma de detectar a un empleado fantasma es cuando no hay deducciones de un cheque de pago, ya que el perpetrador quiere recibir la cantidad máxima de efectivo.
Desviación de cheque de pago . Los empleados pueden tomar el cheque de pago de otro empleado que esté ausente y luego cobrar el cheque por sí mismos. Esto puede evitarse haciendo que el pagador retenga todos los cheques no reclamados en una caja fuerte cerrada y requiriendo que todos los que reciben un cheque de pago demuestren su identidad con una licencia de conducir o algún documento similar.
Alteración de la tarifa de pago . Los empleados se confabulan con el empleado de nómina para aumentar la cantidad de su pago por hora en el sistema de nómina. Un empleado más inteligente devolverá la tasa de pago a su nivel original después de cometer este fraude por solo unos pocos períodos de pago, de modo que el problema sea menos fácil de detectar. Esto se puede detectar haciendo coincidir los documentos de autorización de tarifas de pago con el registro de nómina.
Horas no autorizadas . Quizás el tipo más común de fraude de nómina es el relleno de las hojas de asistencia por parte de los empleados, generalmente en incrementos lo suficientemente pequeños como para escapar a la atención de los supervisores. Este es un problema particular cuando se sabe que los supervisores solo hacen revisiones superficiales de las hojas de tiempo. El mejor control sobre este tipo de fraude es la revisión supervisora.
En resumen, hay muchas formas en las que la cantidad de nómina pagada se puede expandir de manera fraudulenta. Esto es difícil de detectar cuando las cantidades involucradas son pequeñas, por lo que debe considerar el costo de las actividades de prevención en relación con la cantidad de ahorro que se generará.
