Conceptos básicos de contabilidad financiera
Este artículo ofrece una descripción general de los conceptos básicos de contabilidad financiera para quienes no son contables. Su orientación es registrar información financiera sobre una empresa.
Primero, ¿qué entendemos por contabilidad "financiera"? Esto se refiere al registro de información sobre dinero. Así, hablaremos de emitir una factura a alguien, así como de su pago de esa factura, pero no abordaremos ningún cambio en el valor del negocio global de una empresa, ya que esta última situación no implica una transacción específica que involucre dinero.
Una "transacción" es un evento comercial que tiene un impacto monetario, como vender bienes a un cliente o comprar suministros a un proveedor. En contabilidad financiera, una transacción desencadena el registro de información sobre el dinero involucrado en el evento. Por ejemplo, registraríamos en los registros contables eventos (transacciones) como:
Incurrir en deuda de un prestamista
La recepción de un informe de gastos de un empleado.
La recepción de una factura de un proveedor.
Vender productos a un cliente
Remitir impuestos sobre las ventas al gobierno
Pagar salarios a los empleados
Envío de impuestos sobre la nómina al gobierno
Registramos esta información en "cuentas". Una cuenta es un registro separado y detallado sobre un artículo específico, como los gastos de suministros de oficina, cuentas por cobrar o cuentas por pagar. Puede haber muchas cuentas, de las cuales las más comunes son:
Efectivo . Este es el saldo actual de efectivo que tiene una empresa, generalmente en cuentas corrientes o de ahorro.
Cuentas por cobrar . Se trata de ventas a crédito, que los clientes deben pagar en una fecha posterior.
Inventario . Se trata de artículos mantenidos en stock, para su eventual venta a los clientes.
Activos fijos . Estos son activos más costosos que la empresa planea utilizar durante varios años.
Cuentas por pagar . Son pasivos pagaderos a proveedores que aún no han sido pagados.
Gastos acumulados . Se trata de pasivos por los que la empresa aún no ha sido facturada, pero que eventualmente tendrá que pagar.
Deuda . Se trata de efectivo prestado a la empresa por otra parte.
Equidad . Esta es la participación en la propiedad del negocio, que es el capital de fundación y cualquier beneficio posterior que se haya retenido en el negocio.
Ingresos . Se trata de ventas realizadas a clientes (tanto a crédito como en efectivo).
Costo de bienes vendidos . Este es el costo de los bienes o servicios vendidos a los clientes.
Gastos administrativos . Se trata de una variedad de gastos necesarios para administrar un negocio, como salarios, alquiler, servicios públicos y suministros de oficina.
Impuestos sobre la renta . Estos son los impuestos pagados al gobierno sobre las ganancias obtenidas por la empresa.
¿Cómo ingresamos información sobre transacciones en estas cuentas? Hay dos formas de hacerlo:
Entradas del módulo de software . Si utiliza software de contabilidad para registrar transacciones de contabilidad financiera, probablemente habrá formularios en línea que podrá completar para cada una de las transacciones principales, como crear un cliente o una factura o registrar una factura de proveedor. Cada vez que llena uno de estos formularios, el software automáticamente llena las cuentas por usted.
Entradas de diario . Puede acceder a un formulario de entrada de diario en su software de contabilidad o crear una entrada de diario a mano. Hay muchas cosas en las entradas del diario. En resumen, una entrada de diario siempre debe afectar un mínimo de dos cuentas, con una entrada de débito registrada en una cuenta y una entrada de crédito en la otra. Puede haber muchas más que solo dos cuentas, pero el monto total en dólares de los débitos debe ser igual al monto total en dólares de los créditos. Consulte el artículo de entradas de diario para obtener más información.
Las cuentas se almacenan en el libro mayor. Este es el conjunto maestro de todas las cuentas, en el que se almacenan todas las transacciones comerciales que se han ingresado en las cuentas con entradas de diario o entradas de módulo de software. Por lo tanto, el libro mayor es su documento de referencia para toda la información contable financiera detallada sobre una empresa.
Si desea comprender el detalle de una cuenta en particular, como el monto actual de las cuentas por cobrar pendientes, debe acceder al libro mayor para obtener esta información. Además, la mayoría de los paquetes de software de contabilidad brindan una serie de informes que le brindan una mejor perspectiva del negocio que simplemente leer las cuentas. En particular, existen informes de cuentas por cobrar y cuentas por pagar antiguas que son útiles para determinar la lista actual de cuentas por cobrar y cuentas por pagar no cobradas, respectivamente.
El libro mayor es también el documento fuente de los estados financieros. Hay varios estados financieros, que son:
Balance general . Este informe enumera los activos, pasivos y patrimonio de la empresa a la fecha del informe.
Estado de resultados . Este informe enumera los ingresos, gastos y ganancias o pérdidas de la empresa durante un período de tiempo específico.
Estado de flujos de efectivo . Este informe enumera las entradas y salidas de efectivo generadas por la empresa durante un período de tiempo específico. Puede formatearse utilizando el método directo o el método indirecto.
Otros elementos menos utilizados de los estados financieros son el estado de ganancias acumuladas y una gran cantidad de revelaciones adjuntas.
En resumen, hemos demostrado que la contabilidad financiera implica el registro de transacciones comerciales en cuentas, que a su vez se resumen en el libro mayor, que a su vez se utiliza para crear estados financieros.
