Errores de balance de prueba
El balance de prueba es un nivel de resumen de la lista del total de débito o crédito en cada cuenta. Normalmente, utiliza el saldo de prueba inicial, o no ajustado, por dos razones:
Asegurar que el total de todos los débitos sea igual al total de todos los créditos, asegurando así que todas las transacciones subyacentes estén en equilibrio.
Utilizar como punto de partida para ajustar las entradas que harán que la información del balance de prueba cumpla con un marco contable, como los Principios de contabilidad generalmente aceptados o las Normas internacionales de información financiera.
Este balance de prueba no ajustado puede contener una serie de errores, de los cuales solo algunos son fáciles de detectar en el formato del informe de balance de prueba. Estos son los errores más comunes, con sugerencias sobre cómo encontrarlos:
Entradas realizadas dos veces . Si se realiza una entrada dos veces, el balance de prueba seguirá estando equilibrado, por lo que no es un buen documento para encontrarlo. En cambio, para una transacción en curso, es posible que deba esperar a que el problema se resuelva solo. Por ejemplo, el cliente rechazará una factura duplicada a un cliente, mientras que (con suerte) se detectará una factura duplicada de un proveedor durante el proceso de aprobación de la factura.
Entradas no hechas en absoluto . Imposible de encontrar en el balance de prueba, ya que no está ahí (!). Lo mejor que puede hacer es mantener una lista de verificación de entradas estándar y verificar que se hayan realizado todas.
Entradas a la cuenta incorrecta . Esto puede ser evidente con un vistazo rápido al saldo de prueba, ya que una cuenta que antes no tenía saldo ahora tiene uno. De lo contrario, la mejor forma de corrección es preventiva: use plantillas de asientos de diario estándar para todos los asientos recurrentes.
Entradas invertidas . Una entrada para un débito se puede registrar por error como un crédito y viceversa. Este problema puede ser visible en el balance de prueba, especialmente si la entrada es lo suficientemente grande como para cambiar el signo de un saldo final al reverso de su signo habitual.
Números transpuestos . Es posible que se hayan cambiado los dígitos de un número. Esto es fácil de encontrar, ya que la entrada subyacente está desequilibrada y, por lo tanto, el software de contabilidad no debería haberla aceptado. Si se utiliza un sistema manual, los totales de las entradas del diario deben compararse con los totales del balance de prueba. Este problema se relaciona con el siguiente.
Entradas desequilibradas . Esto se enumera en último lugar, ya que es imposible en un entorno informatizado, donde las entradas deben estar equilibradas o el sistema no las aceptará. Si está utilizando un sistema manual, el problema será evidente en los totales de la columna del balance de prueba. Sin embargo, localizar la entrada exacta es mucho más difícil y requerirá una revisión detallada de cada entrada, o al menos de los totales en cada libro auxiliar que se transfiere al libro mayor general.
Siempre que corrija un error, asegúrese de utilizar una entrada de diario claramente etiquetada con documentación de respaldo, de modo que alguien más pueda rastrear su trabajo en una fecha posterior.
