Registro de transacciones contables
Cuando se produce una transacción contable, se puede registrar en los libros de una organización de varias formas. Los siguientes puntos señalan los métodos más comunes disponibles:
Entradas de diario. El método más básico que se utiliza para registrar una transacción es la entrada de diario, donde el contador ingresa manualmente los números de cuenta y los débitos y créditos para cada transacción individual. Este enfoque requiere mucho tiempo y está sujeto a errores, por lo que generalmente se reserva para ajustes y entradas especiales. En las siguientes viñetas, notamos los enfoques más automatizados utilizados en el software de contabilidad para registrar las transacciones contables más comunes.
Recepción de facturas de proveedores . Cuando se recibe una factura de proveedor, el contador la registra en el módulo de cuentas por pagar en el software de contabilidad. El módulo crea automáticamente un asiento de diario que debita la cuenta de activos o gastos relevante y acredita la cuenta de pasivo de las cuentas por pagar.
Emisión de factura de proveedor . Cuando se va a crear una factura para un cliente, el contador ingresa la información relevante sobre el precio, la cantidad unitaria y el impuesto sobre las ventas aplicable en el módulo de facturación del software de contabilidad. El módulo crea automáticamente un asiento de diario que debita el efectivo o la cuenta de cuentas por cobrar y acredita la cuenta de ventas. También puede haber un crédito en la cuenta de impuestos sobre las ventas.
Emisión de pagos a proveedores . Cuando se paga a los proveedores, el contador verifica los números de factura a pagar en el módulo de cuentas por pagar en el software de contabilidad. Luego, el software imprime cheques o emite pagos electrónicos, al mismo tiempo que debita la cuenta de cuentas por pagar y acredita la cuenta de efectivo.
Emisión de cheques de pago . Cuando se debe pagar a los empleados, el contador ingresa las tarifas de pago y las horas trabajadas de todos los empleados en el módulo de nómina del software de contabilidad. El módulo crea automáticamente un asiento de diario que carga las cuentas de compensación y gastos de impuestos sobre la nómina y acredita el efectivo. Esta puede ser una entrada bastante compleja, ya que también puede abordar embargos y otras deducciones, y registrar por separado varios tipos de impuestos sobre la nómina.
Todos estos métodos de registro crean entradas en el libro mayor o en un libro auxiliar que luego se transfiere al libro mayor. A partir de ahí, las transacciones se agregan a los estados financieros.
