Definición de presupuesto

Un presupuesto se utiliza para pronosticar los resultados financieros y la situación financiera de una entidad para un período futuro. Se utiliza con fines de planificación y medición del desempeño, lo que puede implicar gastos en activos fijos, lanzamiento de nuevos productos, capacitación de empleados, establecimiento de planes de bonificación, control de operaciones, etc.

En el nivel más mínimo, un presupuesto contiene un estado de resultados estimado para períodos futuros. Un presupuesto más complejo contiene un pronóstico de ventas, el costo de los bienes vendidos y los gastos necesarios para respaldar las ventas proyectadas, estimaciones de los requisitos de capital de trabajo, compras de activos fijos, un pronóstico de flujo de efectivo y una estimación de las necesidades financieras. Esto debe construirse en un formato de arriba hacia abajo, por lo que un presupuesto maestro contiene un resumen de todo el documento presupuestario, mientras que los documentos separados que contienen presupuestos de respaldo se acumulan en el presupuesto maestro y brindan detalles adicionales a los usuarios.

Muchos presupuestos se preparan en hojas de cálculo electrónicas, aunque las empresas más grandes prefieren utilizar software específico para el presupuesto que está más estructurado y, por lo tanto, es menos propenso a contener errores de cálculo.

Un uso primordial del presupuesto es como línea de base de desempeño para la medición de resultados reales. Puede ser engañoso hacerlo, ya que los presupuestos generalmente se vuelven cada vez más imprecisos con el tiempo, lo que da como resultado grandes variaciones que no tienen base en los resultados reales. Para reducir este problema, algunas empresas revisan periódicamente sus presupuestos para mantenerlos más cerca de la realidad, o solo presupuestan para algunos períodos en el futuro, lo que da el mismo resultado.

Otra opción que evita los problemas presupuestarios es operar sin presupuesto. Hacerlo requiere un pronóstico continuo a corto plazo a partir del cual se puedan tomar decisiones comerciales, así como mediciones de desempeño basadas en lo que está logrando un grupo de pares. Aunque operar sin un presupuesto puede parecer al principio ser demasiado descuidado para ser efectivo, los sistemas que reemplazan un presupuesto pueden ser muy efectivos.