Controles de inventario

La inversión de una empresa en inventario suele ser grande y puede estar compuesta por muchos artículos de mercadería que se pueden robar y revender fácilmente. Si el inventario contiene principalmente materias primas, mantener un registro es esencial para garantizar que los procesos de producción que lo utilizan no se queden sin materiales. Esto significa que debe implementar una serie de controles, ya sea para evitar robos o para garantizar que la operación de fabricación no se quede sin insumos. A continuación, describiremos una serie de controles clave a considerar para su inversión en inventario. Los controles internos clave para su inventario son:

  • Vallar y bloquear el almacén . El control de inventario más importante es simplemente bloquear el almacén. Esto significa que usted construye una cerca alrededor del inventario, cierra la puerta y solo permite que el personal autorizado ingrese al almacén.

  • Organiza el inventario . Puede que no parezca un control simplemente organizar el inventario en el almacén, pero si no puede encontrarlo, no puede controlarlo. Por lo tanto, una base fundamental para el control interno del inventario es numerar todas las ubicaciones, identificar cada artículo del inventario y rastrear estos artículos por ubicación.

  • Cuente todo el inventario entrante . No se limite a creer en la palabra del proveedor que la cantidad indicada en la entrega es la correcta. Cuente el inventario antes de registrarlo como recibido. Esto evita que se introduzcan errores en los registros de inventario.

  • Inspeccione el inventario entrante . Verifique que todo el inventario entrante sea del tipo correcto y no esté dañado. Todos los artículos que no pasen la inspección deben devolverse de inmediato, y el personal de cuentas por pagar debe notificar que los artículos devueltos no deben pagarse.

  • Etiquete todo el inventario . Cada desecho de inventario en el almacén debe identificarse con una etiqueta que indique el número de pieza, la descripción, la unidad de medida y la cantidad. De lo contrario, es probable que los artículos del inventario estén mal identificados.

  • Separe el inventario propiedad del cliente . Si hay inventario en el sitio que es propiedad de los clientes, es probable que el personal del almacén lo cuente como si fuera propiedad de la empresa, así que tenga un procedimiento para etiquetar estos artículos como propiedad del cliente cuando lleguen, y sepárelos en un parte separada del almacén.

  • Estandarice el mantenimiento de registros para la selección de inventario . Cuando se recoge un artículo de la estantería del almacén, para usarlo en el área de producción o para venderlo a los clientes, tenga un procedimiento estándar para registrar las selecciones tan pronto como salgan del almacén (lo cual es más fácil si hay una cerca del almacén , y el inventario solo puede pasar a través de una única puerta controlada).

  • Firmar por todo el inventario retirado del almacén . Si los artículos del inventario se retiran del almacén por motivos ajenos al proceso de selección normal, pídale a la persona que retire el letrero de inventario para la retirada, de modo que quede constancia de quién es el responsable.

  • Auditar la lista de materiales . La lista de materiales es un registro de las piezas utilizadas para construir un producto. La lista de materiales se utiliza para recoger artículos del stock, por lo que si la factura es incorrecta, los recolectores extraerán cantidades incorrectas del almacén. Esto requiere una auditoría periódica de cada factura, así como el acceso solo con contraseña a los registros de la lista de materiales en el sistema informático.

  • Rastree pedidos adicionales y devoluciones . Si el personal de producción solicita emisiones adicionales de piezas o devuelve cantidades excedentes al almacén, entonces hay un error en los registros de selección (posiblemente en la lista de materiales, como se acaba de señalar).

  • Realice una revisión periódica del inventario obsoleto . El almacén puede eventualmente ahogarse con un inventario obsoleto que no se puede usar, lo que requiere altos costos de almacenamiento y también interfiere con los componentes que se necesitan en la producción. Forme una junta de revisión de materiales que revise periódicamente los registros de inventario para determinar qué artículos deben venderse o eliminarse.

  • Realizar recuentos de ciclos . Haga que el personal del almacén realice recuentos pequeños y frecuentes de una pequeña parte del inventario, e investigue y corrija cualquier error que encuentre. Esto mejora gradualmente la precisión del registro de inventario.

  • Investigar registros de inventario con saldo negativo . Si los registros contables muestran que hay inventario negativo disponible, es obvio que existe una falla transaccional que causó el saldo negativo. Este es un objetivo primordial para una investigación detallada.

  • Registre las transacciones de chatarra . No se limite a tirar la chatarra a la papelera cuando ocurra. Si lo hace, el sistema de contabilidad todavía cree que el artículo desechado está en stock y, por lo tanto, exagerará la cantidad de inventario. En su lugar, cree un procedimiento para realizar un seguimiento de los desechos de forma regular.

Aún pueden surgir varios problemas con la precisión del registro de inventario a pesar de estos controles, así que esté preparado para agregar más controles si los problemas persisten.

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