El sistema de anticipos
El sistema de anticipos es un sistema de contabilidad para pagar y posteriormente reponer la caja chica. La caja chica es una pequeña reserva de efectivo que se mantiene en el lugar de una empresa para necesidades de efectivo incidentales. El sistema de anticipos está diseñado para proporcionar un método manual rudimentario para rastrear los saldos de caja chica y cómo se usa el efectivo. Las características esenciales de un sistema de anticipos son:
Se asigna una cantidad fija de efectivo a un fondo de caja chica, que se indica en una cuenta separada en el libro mayor.
Todas las distribuciones de efectivo del fondo de caja chica se documentan con recibos.
Los recibos de desembolso de caja chica se utilizan como base para las reposiciones periódicas del fondo de caja chica.
Las diferencias entre los saldos de fondos previstos y reales se revisan e investigan periódicamente.
En esencia, los gastos se reconocen cuando se realizan nuevas reposiciones de efectivo al fondo de caja chica desde la cuenta corriente de la empresa. Cuando se paga en efectivo desde la cuenta corriente, el asiento es un débito a los diversos gastos por los cuales el custodio de caja chica está proporcionando recibos y un crédito a la cuenta de efectivo.
A menos que la cantidad de efectivo asignada al fondo de caja chica se modifique deliberadamente, no hay ninguna razón por la que alguna vez deba haber otra entrada en la cuenta utilizada para documentar el saldo de caja chica, ya que todas las reposiciones de caja chica provienen de la cuenta corriente de la empresa.
La característica principal de este sistema es la necesidad de documentar todos los gastos. Hacerlo es una excelente manera de mantener un alto nivel de control sobre los desembolsos de efectivo.
El sistema de anticipos está perdiendo popularidad, ya que muchas empresas prefieren utilizar las tarjetas de crédito de la empresa para compras incidentales o que los empleados paguen en efectivo y luego soliciten el reembolso a través del sistema de reembolso de gastos corporativos. Además, el sistema de anticipos puede causar pérdidas de efectivo de una empresa, ya sea por robo del efectivo o porque el custodio de caja chica no hace un trabajo adecuado al registrar los desembolsos.
