La diferencia entre un diario y un libro mayor
Los diarios y los libros mayores son los lugares donde se registran las transacciones comerciales en un sistema de contabilidad. En esencia, la información a nivel de detalle para transacciones individuales se almacena en uno de varios diarios posibles, mientras que la información en los diarios se resume y se transfiere (o contabiliza) en un libro mayor. El proceso de publicación puede tener lugar con bastante frecuencia o puede ser tan infrecuente como al final de cada período de informe. La información en el libro mayor es el nivel más alto de agregación de información, a partir del cual se producen balances de prueba y estados financieros.
Por lo general, un usuario de información financiera revisará la información de nivel de resumen almacenada en un libro mayor, tal vez utilizando análisis de razón o análisis de tendencias, para localizar anomalías que requieran una mayor investigación. Luego se refieren a la información subyacente del diario para acceder a los detalles de lo que constituye la información en el libro mayor (lo que puede resultar en una investigación aún más detallada de los documentos de respaldo). Por lo tanto, la información se puede acumular desde los diarios a los libros de contabilidad para producir estados financieros y luego se puede resumir para investigar transacciones individuales.
Puede haber varios diarios, cada uno de los cuales generalmente se ocupa de áreas de gran volumen, como transacciones de compra, recibos de efectivo o transacciones de ventas. Las transacciones menos frecuentes, como los asientos de depreciación, generalmente se agrupan en el diario general.
La información se registra en los diarios en orden cronológico por transacción individual, lo que facilita la clasificación de la información y la búsqueda de elementos específicos que los usuarios necesitan. La información se registra en un libro mayor en varias cuentas, que normalmente se clasifican en el siguiente orden:
Cuentas de activos
Cuentas de responsabilidad
Cuentas de capital
Cuentas de ingresos
Las cuentas de gastos
En un sistema de contabilidad computarizado, es posible que ni siquiera se utilicen los conceptos de diarios y libros de contabilidad. En una organización más pequeña, los usuarios pueden creer que todas sus transacciones comerciales se registran en el libro mayor, sin almacenamiento de información en un diario. Las empresas con un volumen de transacciones masivo aún pueden usar sistemas que requieren la segregación de información en revistas. Por lo tanto, los conceptos están algo confusos en un entorno informático, pero siguen siendo válidos en un entorno de contabilidad manual.
