Contabilidad de cuentas por cobrar
Resumen de cuentas por cobrar
Cuando se venden bienes o servicios a un cliente, y el cliente puede pagar en una fecha posterior, esto se conoce como venta a crédito y crea una obligación para que el cliente pague al vendedor. Por el contrario, esto crea un activo para el vendedor, que se denomina cuentas por cobrar. Esto se considera un activo a corto plazo, ya que normalmente se le paga al vendedor en menos de un año.
Una cuenta por cobrar se documenta mediante una factura, que el vendedor es responsable de emitir al cliente mediante un procedimiento de facturación. La factura describe los bienes o servicios que se han vendido al cliente, la cantidad que le debe al vendedor (incluidos los impuestos sobre las ventas y los gastos de envío) y cuándo se supone que debe pagar.
Si el vendedor opera con base en la contabilidad de efectivo, solo registra las transacciones en sus registros contables (que luego se compilan en los estados financieros) cuando se paga o se recibe efectivo. Dado que la emisión de una factura no implica ningún cambio en el efectivo, no hay registro de cuentas por cobrar en los registros contables. Solo cuando el cliente paga, el vendedor registra una venta.
Si el vendedor está operando bajo la base contable de devengo más utilizada, registra las transacciones independientemente de cualquier cambio en el efectivo. Este es el sistema bajo el cual se registra una cuenta por cobrar. Además, existe el riesgo de que el cliente no pague. Si es así, el vendedor puede cargar estas pérdidas a gastos cuando ocurren (conocido como método de cancelación directa) o puede anticipar el monto de dichas pérdidas y cargar un monto estimado a gastos (conocido como método de reserva). Se prefiere el último método, porque el vendedor está igualando los ingresos con los gastos por insolvencia en el mismo período (conocido como principio de igualación).
Ilustraremos estos conceptos a continuación.
Registro de ventas de servicios a crédito
Cuando se venden servicios a un cliente, el vendedor normalmente crea una factura en su software de contabilidad, que crea automáticamente una entrada para acreditar la cuenta de ventas y debitar la cuenta de cuentas por cobrar. Cuando el cliente paga posteriormente la factura, el vendedor debitará la cuenta de efectivo y acreditará la cuenta de cuentas por cobrar. Por ejemplo, ABC International factura a un cliente $ 10,000 en servicios y registra la siguiente entrada:
