Controles de cuentas por cobrar

Los controles sobre las cuentas por cobrar realmente comienzan con la creación inicial de una factura de cliente, ya que debe minimizar varios problemas durante la creación de cuentas por cobrar antes de poder tener un conjunto completo de controles sobre este activo clave. Luego, los controles abarcan el mantenimiento adecuado de las cuentas por cobrar y su eliminación a través de pagos de los clientes o la generación de notas de crédito. Los controles clave a considerar son:

• Requiere aprobación de crédito antes del envío . Tendrá problemas para cobrar las cuentas por cobrar si se envía un pedido a un cliente con una mala calificación crediticia. Por lo tanto, solicite la aprobación firmada del departamento de crédito en todos los pedidos de venta que superen una determinada cantidad en dólares.
• Verifique los términos del contrato . Si existen condiciones de pago inusuales, verifíquelas antes de crear una factura. De lo contrario, las cuentas por cobrar contendrán facturas que los clientes se niegan a pagar.
• Revisar facturas . Si una factura por un monto elevado en dólares contiene un error, el cliente puede retrasar el pago hasta que envíe una factura revisada. Considere solicitar la revisión de facturas más grandes para mitigar este problema.
• Autorizar notas de crédito . Las personas que tienen acceso a los pagos entrantes de los clientes pueden interceptar el efectivo entrante y luego crear una nota de crédito para cubrir sus huellas. Un paso en la prevención de este problema es requerir la aprobación formal de un gerente para las notas de crédito, que luego son verificadas en una fecha posterior por el personal de auditoría interna. No lleve este control a extremos y requiera aprobación para notas de crédito extremadamente pequeñas; permita que el personal de contabilidad cree notas pequeñas sin aprobación, solo para limpiar pequeños saldos de cuentas restantes.
• Restrinja el acceso al software de facturación . Como se acaba de señalar, alguien podría interceptar los pagos entrantes de los clientes y ocultar el robo con una nota de crédito. Debe proteger con contraseña el acceso al software de facturación para evitar la generación ilícita de notas de crédito.
• Deberes separados . Como se acaba de señalar, nadie debería poder manejar los pagos entrantes de los clientes y crear notas de crédito, o de lo contrario podrá tomar el dinero y cubrir sus huellas con notas de crédito. Por lo tanto, asigne estas tareas a diferentes personas.
• Revise los asientos del diario de cuentas por cobrar . Las transacciones de cuentas por cobrar casi siempre pasan por un diario de ventas en el software de contabilidad que genera sus propios asientos contables. Por lo tanto, casi nunca debería haber un asiento de diario manual en la cuenta de cuentas por cobrar. Debe investigar estas entradas detenidamente.
• Auditoría de paquetes de facturas . Una vez completadas las facturas, debe haber un paquete archivado que contenga la orden de venta, la autorización de crédito, el conocimiento de embarque y una copia de la factura. El personal de auditoría interna debe revisar una selección de estos paquetes para verificar que el encargado de facturación revisó correctamente toda la documentación de respaldo y generó correctamente una factura.
• Haga coincidir la facturación con el registro de envío . Es posible que los artículos se envíen sin la correspondiente factura, o viceversa. Para detectar estas situaciones, haga que el personal de auditoría interna compare la facturación con el registro de envío e investigue cualquier diferencia.
• Auditar la aplicación de cobros en efectivo . El personal de contabilidad puede aplicar incorrectamente recibos de efectivo a facturas abiertas, quizás ni siquiera aplicándolos a las cuentas de los clientes correctos. Haga que el personal de auditoría interna rastree periódicamente una selección de recibos de efectivo hasta las facturas de los clientes para verificar la correcta aplicación del efectivo.

Estos elementos constituyen los controles básicos de las cuentas por cobrar. Una empresa con un sistema de cuentas por cobrar especializado puede necesitar implementar controles adicionales, o puede que no necesite algunos de los elementos enumerados aquí.