Cómo contabilizar los pagos por adelantado de los clientes
Un cliente puede pagar por adelantado los bienes que se entregan o los servicios que se prestan. Las posibles razones para el avance de un cliente pueden incluir:
Mal crédito . El vendedor no está dispuesto a adelantar crédito al cliente y, por lo tanto, exige el pago por adelantado.
Producto personalizado . Un producto puede estar tan personalizado que el vendedor no podrá venderlo a nadie más si el comprador no paga, por lo que el vendedor exige el pago por adelantado.
Base de caja . El cliente puede estar operando bajo la base contable de efectivo y, por lo tanto, desea pagar en efectivo lo antes posible para reconocer un gasto y reducir sus ingresos declarables en el año fiscal en curso.
Capacidad reservada . El cliente puede estar pagando por adelantado para reservar la capacidad de producción del vendedor, o al menos para evitar que la utilice un competidor.
Por estas razones u otras, un vendedor puede recibir un pago por adelantado antes de que haya hecho algo para ganar el pago. Cuando esto sucede, la contabilidad correcta es reconocer el anticipo como un pasivo, hasta que el vendedor cumpla con sus obligaciones según los términos del acuerdo de venta subyacente. Están involucradas dos entradas de diario. Son:
Registro inicial . Débito a la cuenta de efectivo y acredite la cuenta de anticipos (pasivo) del cliente.
Reconocimiento de ingresos . Débite la cuenta de anticipos (pasivos) del cliente y acredite la cuenta de ingresos.
Por lo general, es mejor no contabilizar el anticipo de un cliente con una entrada de reversión automática, ya que eso revertirá la cantidad de efectivo en el mes siguiente, y el efectivo pagado todavía está en la cuenta de efectivo. En su lugar, realice un seguimiento manual del monto en la cuenta de anticipos del cliente cada mes y transfiera manualmente los montos a ingresos a medida que se entregan los bienes o se prestan los servicios. Esto puede requerir el uso de un paso separado en el procedimiento de cierre de fin de mes, para garantizar que el estado de cada adelanto de cliente se investigue de manera regular.
El anticipo de un cliente generalmente se declara como un pasivo corriente en el balance general del vendedor. Sin embargo, si el vendedor no espera reconocer los ingresos de una transacción de venta subyacente dentro de un año, el pasivo debe clasificarse como un pasivo a largo plazo.
Por ejemplo, Green Widget Company recibe $ 10,000 de un cliente por un widget púrpura personalizado. Green Widget registra el recibo con un débito de $ 10,000 en la cuenta de efectivo y un crédito de $ 10,000 en la cuenta de anticipos del cliente. En el próximo mes, Green entrega el widget personalizado y crea una nueva entrada en el diario que carga la cuenta de anticipos del cliente por $ 10,000 y acredita la cuenta de ingresos por $ 10,000.
