Cómo configurar un sistema de cuentas por pagar
Un sistema de cuentas por pagar paga las facturas de una empresa de manera organizada. Los objetivos de este sistema son realizar los pagos de manera oportuna y pagar las cantidades correctas a los proveedores correctos. Los siguientes pasos se pueden utilizar para configurar dicho sistema:
Seleccione el software . Compre un paquete de software de contabilidad estándar que contenga un módulo de cuentas por pagar. Busque características estándar como la capacidad de configurar información de pago estándar para cada proveedor, detectar facturas duplicadas, aprovechar descuentos por pago anticipado y realizar pagos electrónicos.
Configurar proveedores . Ingrese en el archivo maestro de proveedores en el software los nombres, direcciones, condiciones de pago y cuentas de gastos del libro mayor general predeterminadas que se aplican a cada proveedor.
Ingrese facturas . Ingrese cada factura en el sistema de cuentas por pagar. Hacerlo incluye ingresar la fecha de la factura (no la fecha de recepción) y el monto a pagar.
Aprobar facturas . Cree un sistema para que los gerentes aprueben individualmente cada factura de proveedor a medida que llega, o use aprobaciones negativas, donde los gerentes solo tienen que notificar al personal de cuentas por pagar si no aprueban un pago. Se podría integrar un sistema de gestión del flujo de trabajo en el sistema para realizar un seguimiento del estado de las aprobaciones.
Programar pago . Realice una prueba para imprimir desde el software una lista de todas las facturas pendientes de pago y verifique que el informe incluya todas las facturas que deben pagarse dentro del rango de fechas seleccionado.
Pruebe una ejecución de verificación . Marque en el software todos los pagos aprobados e imprima un lote de cheques para pagar estas facturas. Asegúrese de que el sistema solo esté pagando los cheques seleccionados.
Firmar cheques . Designe a una persona para que sea el firmante principal del cheque, así como a otra persona para que sea el firmante del cheque de respaldo. Informe a estas personas de sus deberes al examinar la documentación de respaldo adjunta a cada cheque.
Los pasos anteriores cubren las acciones básicas involucradas en cómo procesar las cuentas por pagar a través de un sistema de cuentas por pagar. Se pueden incorporar los siguientes elementos adicionales:
Coincidencia de tres vías . Puede ser necesario que un empleado de cuentas por pagar relacione las facturas del proveedor con las órdenes de compra relacionadas de la empresa y cualquier documento de recepción. Esta comparación puede ser necesaria para garantizar que la empresa solo pague los artículos debidamente autorizados y recibidos.
Informes de gastos . Configure un sistema que requiera que los empleados envíen formularios de informes de gastos, a los que se adjuntan los recibos de los artículos que compraron. Este sistema puede incluir un conjunto de políticas de viaje que regulen qué gastos se reembolsarán.
Tarjetas de adquisiciones . Establezca un sistema mediante el cual las tarjetas de compras se emitan a una selección de empleados, quienes están autorizados a realizar compras con las tarjetas en nombre de la empresa. Incluya procedimientos para revisar los estados de cuenta de la tarjeta en busca de errores y enviar estados de cuenta completamente revisados al personal de cuentas por pagar para el procesamiento de pagos.
También puede ser necesario agregar una selección de controles al sistema de cuentas por pagar, para reducir el riesgo de que se realicen pagos excesivos.
