Cómo convertir la base de efectivo a la contabilidad de acumulación
Según la base contable de caja, las transacciones comerciales solo se registran cuando el efectivo relacionado con ellas se emite o recibe. Por lo tanto, registraría una venta en efectivo cuando la organización recibe efectivo de sus clientes, no cuando les emite facturas. La base de efectivo se usa comúnmente en las pequeñas empresas, ya que solo requiere una cantidad limitada de experiencia en contabilidad. Sin embargo, puede ser necesario realizar la conversión a la base contable de devengo, tal vez para auditar los libros de la empresa en preparación para su venta, o para cotizar en bolsa o para obtener un préstamo. La base devengada se utiliza para registrar ingresos y gastos en el período en que se devengan, independientemente de los flujos de efectivo reales. Para convertir de la contabilidad de caja a la contabilidad de devengo, siga estos pasos:
Sume los gastos acumulados . Sume todos los gastos por los cuales la empresa ha recibido un beneficio pero aún no ha pagado al proveedor o empleado. Esto significa que debe acumular prácticamente todos los tipos de gastos, como salarios ganados pero no pagados, materiales directos recibidos pero no pagados, suministros de oficina recibidos pero no pagados, etc.
Reste los pagos en efectivo . Reste los gastos en efectivo realizados por los gastos que deberían haberse registrado en el período contable anterior. Esto también significa reducir el saldo inicial de utilidades retenidas, incorporando así estos gastos en el período anterior.
Agregue los gastos pagados por adelantado . Algunos pagos en efectivo pueden estar relacionados con activos que aún no se han consumido, como los depósitos de alquiler. Revise los gastos realizados durante el período contable para ver si hay gastos pagados por adelantado y mueva la parte no utilizada de estos elementos a una cuenta de activos. Si elige hacer lo mismo con los gastos realizados en períodos anteriores, ajuste el saldo inicial de ganancias retenidas para eliminar los gastos que ahora se transfieren a una cuenta de activos de gastos prepagos.
Agregue cuentas por cobrar . Registre las cuentas por cobrar y las ventas de todas las facturas emitidas a los clientes y por las que aún no se ha recibido efectivo de ellos.
Resta los recibos de efectivo . Algunas ventas originadas en un período anterior pueden haber sido registradas dentro del período contable actual con base en el recibo de efectivo en ese período. Si es así, revierta la transacción de venta y regístrela en su lugar como venta y cuenta por cobrar en el período anterior. Esto requerirá un ajuste a la cuenta de ganancias retenidas inicial.
Reste los pagos anticipados de los clientes . Los clientes pueden haber pagado por adelantado sus pedidos, que se habrían registrado como ventas según la base contable de efectivo. Regístrelos como pasivos a corto plazo hasta que la empresa haya enviado los bienes relacionados o prestado los servicios indicados.
La conversión de la contabilidad de base de caja a la base devengado puede resultar difícil, ya que cualquier software de contabilidad que se haya configurado para la base de caja no está diseñado para manejar la contabilidad de base devengado. Esto significa que todos los ajustes de conversión deben realizarse manualmente, con asientos de diario. Puede ser más fácil administrar la conversión en una hoja de cálculo separada y nunca incluirla en los registros contables formales.
Es muy posible que algunas transacciones se pierdan durante la conversión de la contabilidad de caja a la base devengado. Desafortunadamente, la única forma de estar seguro de una conversión completa y precisa es examinar todas las transacciones contables durante el año que se está convirtiendo, así como en el último trimestre del año anterior. Por tanto, la conversión requiere mucha mano de obra y es cara.
Además, se requiere un conjunto muy completo de registros contables para convertir de la base de caja a la base devengada. Dado que es probable que una empresa que ya opera en efectivo sea pequeña y con menos fondos para un contador o un contador a tiempo completo, es muy posible que los registros contables estén en un estado de desorden suficiente como para que la conversión no pueda realizarse de forma inmediata. manera confiable.
