Definición de informe de gastos
Un informe de gastos es un formulario que se utiliza para realizar un seguimiento de los gastos comerciales. Por lo general, los empleados lo completan para detallar los gastos por los cuales están solicitando reembolso. Los recibos generalmente se adjuntan al formulario si los montos de los gastos relacionados exceden un cierto monto mínimo. El empleador examina las presentaciones para verificar su exactitud y validez, y paga a los empleados las cantidades solicitadas. Luego, el empleador puede registrar los montos reembolsados como un gasto comercial, que se toma en cuenta en el monto de la ganancia contable y la ganancia fiscal reconocida.
Los informes de gastos también se pueden utilizar para detallar los gastos realizados contra un anticipo inicial de los empleados. Si es así, el empleador aún registra los montos presentados como un gasto comercial, pero no hay reembolso; en cambio, el empleador deduce los gastos del monto del anticipo del empleado.
Un informe de gastos puede incluir una serie de campos de información específicos de la empresa, pero generalmente requiere al menos la siguiente información básica:
Fecha en la que se incurrió en un gasto (coincide con la fecha en el recibo relacionado)
La naturaleza del gasto (como boletos de avión, comidas o tarifas de estacionamiento)
El monto del gasto (coincide con el monto del recibo relacionado)
La cuenta a la que se debe cargar el gasto.
Un subtotal para cada tipo de gasto
Una resta por cualquier anticipo previo pagado al empleado
El total general de la cantidad de reembolso solicitado
Un formulario de informe de gastos también puede incluir un resumen de la política de viajes y entretenimiento del empleador, que define qué gastos no serán reembolsados por la empresa (como los gastos de entretenimiento en la habitación).
El concepto de informe de gastos también puede referirse a una lista detallada de los gastos incurridos por cada departamento de una empresa durante un período de informe. Esta información se examina para ver si los gastos reales incurridos fueron diferentes de las expectativas, en cuyo caso la administración de casos puede investigar las razones de estas variaciones.
