El ciclo de cobranza de efectivo

El ciclo de cobranza de efectivo es la cantidad de días que se necesitan para cobrar las cuentas por cobrar. La medida es importante para rastrear la capacidad de una empresa para otorgar una cantidad razonable de crédito a clientes dignos, así como para cobrar cuentas por cobrar de manera oportuna. El concepto no es el mismo que el ciclo de conversión de efectivo, que es un período más largo que comienza con la salida de efectivo para pagar los bienes y termina con la recepción posterior de efectivo por la venta de esos bienes. El cálculo para el ciclo de cobranza consiste en dividir las ventas a crédito anuales por 365 y dividir el resultado en cuentas por cobrar promedio. La formula es:

Promedio de cuentas por cobrar ÷ (Ventas a crédito anuales ÷ 365)

El ciclo de cobranza de efectivo debe ser lo más breve posible por las siguientes razones:

  • El cobro rápido significa más efectivo disponible, lo que reduce los requisitos de endeudamiento de una empresa.

  • Es posible que una factura más antigua no sea aceptable como garantía para un préstamo

  • Es posible que una factura más antigua no sea aceptable para el descuento de facturas

  • Una factura es generalmente más difícil de cobrar cuanto más tiempo permanece pendiente

Por el contrario, puede ser aceptable tener un ciclo de cobranza de efectivo más largo si la administración utiliza una política crediticia relajada para extender crédito a clientes más marginales para los cuales la probabilidad de cobranza es menor de lo habitual.

Siempre debe intentar cobrar las cuentas por cobrar impagas antes, para acelerar el flujo de efectivo. Varias técnicas para hacerlo son:

  • Factura puntualmente . Emitir siempre una factura al cliente tan pronto como se haya completado la entrega de la mercancía o la prestación de los servicios. De lo contrario, está retrasando el cobro al no entregar nunca al cliente ningún documento para pagar.

  • Comuníquese con el cliente antes de la fecha de vencimiento . Puede resultar rentable ponerse en contacto con aquellos clientes con mayores saldos pendientes de pago antes de las fechas de vencimiento de la factura. La razón es que puede descubrir un problema de pago en el que puede comenzar a trabajar de inmediato, en lugar de varias semanas después, cuando normalmente notaría el problema.

  • Cartas de reclamación . Envíe un aviso automático al cliente, recordándole que un pago está a punto de vencerse o que ya está vencido. Hay una variedad de formas de enviar una carta de reclamación para atraer la atención del destinatario, como la entrega al día siguiente.

  • Obtener el pago de cantidades indiscutibles . Si un cliente se queja de un artículo de línea en particular en una factura, entonces insista en que el cliente pague por todos los demás artículos de línea, mientras continúa investigando el artículo que está en disputa.

  • Visita personal . Es mucho más difícil para un cliente retrasar un pago cuando está sentado frente a él. Claramente, esto solo es rentable para grandes saldos vencidos.

  • El vendedor recoge . Si su empresa utiliza personal de ventas práctico para realizar ventas, estas personas tienen los mejores contactos en un cliente y, por lo tanto, están en la mejor posición para cobrar el pago.

  • Retirar mercancía . Si el cliente simplemente no puede pagar y usted vendió la mercancía, intente recuperarla y revenderla.

  • Emitir cartas de abogados . También conocido como "nastygram", es una amenaza de acción legal sin realmente emprender acciones legales. Es una forma relativamente económica de involucrar a un abogado y generalmente se emite con membrete del abogado.

  • Entregue a la agencia de cobranza . Si ningún otro método funciona, entregue la cuenta a una agencia de cobranza, que puede ser más agresiva con sus actividades de cobranza de lo que está dispuesto a ser.

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