Cómo cobrar cuentas por cobrar
El cobro de cuentas por cobrar es vital, ya que proporciona el efectivo necesario para respaldar las operaciones de la empresa. El cobro de las cuentas por cobrar no es solo tarea del departamento de cobros. En cambio, requiere un esfuerzo de toda la empresa, porque los cobros se pueden mejorar antes de que se emita una factura a los clientes. Considere los siguientes pasos para cobrar cuentas por cobrar:
Resolución de problemas internos
Una buena parte de todas las facturas de los clientes no se pagan porque los clientes no están satisfechos con los bienes o servicios que han recibido. Esto no es culpa del departamento de cobros. En cambio, el equipo de alta dirección debe participar en el seguimiento de cada problema señalado por los clientes, como productos defectuosos, servicio inadecuado, productos dañados, artículos incorrectos enviados, etc. En muchos casos, los procesos internos que causaron estos problemas volverán a hacerlo hasta que se tomen medidas correctivas. En resumen, debe haber un circuito de retroalimentación activo que envíe las quejas de los clientes a un grupo de administración central para la resolución continua del problema.
Gestión de cobros
Cualquiera que esté involucrado en las colecciones debe tener el tiempo y los recursos para participar en las colecciones de manera eficiente. Los siguientes elementos pueden ayudar a mejorar la eficiencia del departamento:
Publicando . Contabilización inmediata de efectivo, para que el personal de cobros no llame a los clientes sobre facturas que ya hayan pagado.
Base de datos . Un sistema de cobranza computarizado que rastrea las promesas de los clientes, marca automáticamente a los clientes, envía facturas por correo electrónico automáticamente, etc. Esto aumenta enormemente la eficiencia del personal de cobranza.
Apoyo del personal . Personal administrativo que mantiene alejadas todas las distracciones innecesarias del personal de cobranza.
Programación de personal . Programación del trabajo que evita que el personal de cobranza se involucre en cualquier actividad que no sea cobranza durante las horas pico.
Técnicas de recolección
Hay una variedad de técnicas estándar que se utilizan para contactar a los clientes y extraerles promesas de pago. Una muestra de los métodos más comunes son:
Envíe cartas o correos electrónicos de reclamación cuando parezca que los clientes necesitan un recordatorio con una redacción suave. Algunas empresas utilizan una serie de estas comunicaciones, cada una con una redacción cada vez más estridente.
Divida las cuentas por cobrar vencidas en grupos, y las facturas de mayor valor reciben la atención más continua. Hacerlo enfoca la atención en cobrar esas pocas facturas que comprenden la mayor parte de las cuentas por cobrar vencidas.
Involucre al personal de ventas en el esfuerzo de recolección para tareas de recolección más grandes o más difíciles, donde sus conexiones con los clientes pueden ser de ayuda.
Ofrezca la devolución de bienes por los cuales es evidente que no se recibirá el pago.
Involucrar a un bufete de abogados en las cobranzas. La emisión de avisos en el membrete del bufete de abogados puede dar la impresión de que la empresa está a punto de emprender acciones legales contra el cliente.
Presentar una demanda contra el cliente en la corte de reclamos menores.
