Diario

El diario es el proceso de registrar una transacción comercial en los registros contables. Esta actividad solo se aplica al sistema de contabilidad de partida doble. Los pasos necesarios para llevar un diario son los siguientes:

  1. Examine cada transacción comercial para determinar la naturaleza de la transacción. Por ejemplo, la recepción de una factura de proveedor significa que se ha contraído una obligación. O bien, desechar el inventario obsoleto significa que el activo del inventario se reducirá.

  2. Determine qué cuentas se verán afectadas. Esto requiere la identificación de las cuentas del libro mayor que se modificarán como resultado de la transacción. Por ejemplo, registrar una factura de proveedor podría significar que la cuenta de gastos de suministros de oficina aumentará, así como la cuenta de cuentas por pagar de compensación.

  3. Prepare una entrada de diario. Esto implica no solo ingresar la transacción en el sistema de contabilidad, sino también documentarla lo suficiente para que alguien que revise la entrada más tarde entienda por qué se creó. Idealmente, la entrada debe anotar las cuentas afectadas, los débitos y créditos ingresados, un número de entrada de diario y un comentario narrativo.

El registro en el diario puede resultar en entradas en el libro mayor o en libros auxiliares. Se realiza una entrada en un libro mayor auxiliar cuando se trata de una transacción de gran volumen que la administración ha decidido resumir por separado del libro mayor general.

Como ejemplo del proceso de registro en diario, ABC International acaba de firmar un contrato con un contratista de mantenimiento para pagarle $ 1,000 por mes a cambio de servicios de mantenimiento preventivo de rutina. La naturaleza de la transacción es una obligación recurrente. Las cuentas afectadas serán un débito de $ 1,000 a la cuenta de gastos de mantenimiento y un crédito de $ 1,000 a la cuenta de cuentas por pagar. Esta será una entrada mensual recurrente. La entrada de diario se crea como se acaba de indicar y se marca para que se repita automáticamente al comienzo de cada mes subsiguiente.

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