Costeo basado en actividades

El cálculo de costos basado en actividades (ABC) es una metodología para asignar con mayor precisión los costos generales asignándolos a actividades. Una vez que los costos se asignan a las actividades, los costos se pueden asignar a los objetos de costo que utilizan esas actividades. El sistema se puede utilizar para la reducción específica de los gastos generales. ABC funciona mejor en entornos complejos, donde hay muchas máquinas y productos, y procesos enredados que no son fáciles de resolver. Por el contrario, tiene menos utilidad en un entorno optimizado donde los procesos de producción se abrevian.

El flujo del proceso de costeo basado en actividades

El costeo basado en actividades se explica mejor al recorrer sus diversos pasos. Son:

  1. Identificar costos . El primer paso en ABC es identificar los costos que queremos asignar. Este es el paso más crítico de todo el proceso, ya que no queremos perder tiempo con un alcance de proyecto excesivamente amplio. Por ejemplo, si queremos determinar el costo total de un canal de distribución, identificaremos los costos de publicidad y almacenamiento relacionados con ese canal, pero ignoraremos los costos de investigación, ya que están relacionados con productos, no con canales.

  2. Cargar grupos de costos secundarios . Cree grupos de costos para los costos incurridos para brindar servicios a otras partes de la empresa, en lugar de respaldar directamente los productos o servicios de una empresa. El contenido de los grupos de costos secundarios generalmente incluye servicios informáticos y salarios administrativos, y costos similares. Estos costos se asignan posteriormente a otros grupos de costos que se relacionan más directamente con los productos y servicios. Puede haber varios de estos conjuntos de costos secundarios, según la naturaleza de los costos y cómo se asignarán.

  3. Carga grupos de costos primarios . Cree un conjunto de grupos de costos para aquellos costos más estrechamente alineados con la producción de bienes o servicios. Es muy común tener grupos de costos separados para cada línea de productos, ya que los costos tienden a ocurrir en este nivel. Dichos costos pueden incluir investigación y desarrollo, publicidad, adquisiciones y distribución. Del mismo modo, podría considerar la creación de grupos de costos para cada canal de distribución o para cada instalación. Si los lotes de producción tienen longitudes muy variables, considere la posibilidad de crear conjuntos de costos a nivel de lote, de modo que pueda asignar los costos de manera adecuada según el tamaño del lote.

  4. Mide los impulsores de la actividad . Utilice un sistema de recopilación de datos para recopilar información sobre los impulsores de la actividad que se utilizan para asignar los costos en los grupos de costos secundarios a los grupos de costos primarios, así como para asignar los costos en los grupos de costos primarios a los objetos de costo. Puede resultar costoso acumular información sobre los impulsores de la actividad, por lo tanto, utilice los impulsores de la actividad para los que ya se está recopilando información, siempre que sea posible.

  5. Asignar costos en grupos secundarios a grupos primarios . Utilice impulsores de actividad para distribuir los costos de los grupos de costos secundarios a los grupos de costos primarios.

  6. Cargue los costos a los objetos de costo . Utilice un controlador de actividad para asignar el contenido de cada grupo de costos principal a los objetos de costo. Habrá un controlador de actividad separado para cada grupo de costos. Para asignar los costos, divida el costo total en cada grupo de costos por la cantidad total de actividad en el impulsor de actividad, para establecer el costo por unidad de actividad. Luego, asigne el costo por unidad a los objetos de costo, según su uso del controlador de actividad.

  7. Formular informes . Convertir los resultados del sistema ABC en informes de consumo de gestión. Por ejemplo, si el sistema fue diseñado originalmente para acumular información de gastos generales por región geográfica de ventas, entonces informe sobre los ingresos obtenidos en cada región, todos los costos directos y los gastos generales derivados del sistema ABC. Esto le da a la gerencia una visión de costos completa de los resultados generados por cada región.

  8. Actúe sobre la base de la información . La reacción de la administración más común a un informe ABC es reducir la cantidad de impulsores de actividad utilizados por cada objeto de costo. Hacerlo debería reducir la cantidad de gastos generales que se utilizan.

Ahora hemos llegado a una asignación ABC completa de costos generales a aquellos objetos de costo que merecen ser cargados con costos generales. Al hacerlo, los gerentes pueden ver qué impulsores de actividad deben reducirse para reducir la cantidad correspondiente de costos generales. Por ejemplo, si el costo de una sola orden de compra es de $ 100, los gerentes pueden concentrarse en permitir que el sistema de producción coloque automáticamente las órdenes de compra o en usar tarjetas de compras como una forma de evitar las órdenes de compra. Cualquiera de las soluciones da como resultado menos órdenes de compra y, por lo tanto, menores costos del departamento de compras.

Usos del costeo basado en actividades

La ventaja fundamental de utilizar un sistema ABC es determinar con mayor precisión cómo se utilizan los gastos generales. Una vez que tenga un sistema ABC, puede obtener mejor información sobre los siguientes temas:

  • Costos de actividad . ABC está diseñado para rastrear el costo de las actividades, por lo que puede usarlo para ver si los costos de las actividades están en línea con los estándares de la industria. De lo contrario, ABC es una excelente herramienta de retroalimentación para medir el costo continuo de servicios específicos, ya que la administración se enfoca en la reducción de costos.

  • Rentabilidad del cliente . Aunque la mayoría de los costos incurridos para los clientes individuales son simplemente costos del producto, también hay un componente general, como niveles inusualmente altos de servicio al cliente, manejo de devolución de productos y acuerdos de marketing cooperativo. Un sistema ABC puede clasificar estos costos generales adicionales y ayudarlo a determinar qué clientes realmente le están generando una ganancia razonable. Este análisis puede dar como resultado que se rechacen algunos clientes no rentables o que se ponga más énfasis en aquellos clientes que están obteniendo para la empresa sus mayores ganancias.

  • Costo de distribución . La empresa típica utiliza una variedad de canales de distribución para vender sus productos, como minoristas, Internet, distribuidores y catálogos de pedidos por correo. La mayor parte del costo estructural de mantener un canal de distribución son gastos generales, por lo que si puede hacer una determinación razonable de qué canales de distribución están utilizando gastos generales, puede tomar decisiones para alterar la forma en que se utilizan los canales de distribución o incluso eliminar los canales no rentables.

  • Hacer o comprar . ABC proporciona una visión completa de todos los costos asociados con la fabricación interna de un producto, de modo que pueda ver con precisión qué costos se eliminarán si se subcontrata un artículo, en comparación con los costos que se mantendrán.

  • Márgenes . Con la asignación de gastos generales adecuada de un sistema ABC, puede determinar los márgenes de varios productos, líneas de productos y subsidiarias completas. Esto puede resultar muy útil para determinar dónde ubicar los recursos de la empresa para obtener los mayores márgenes.

  • Precio mínimo . El precio del producto se basa realmente en el precio que soportará el mercado, pero el gerente de marketing debe saber cuál es el costo del producto, para evitar vender un producto que hará que la empresa pierda dinero en cada venta. ABC es muy bueno para determinar qué costos generales deben incluirse en este costo mínimo, según las circunstancias en las que se venden los productos.

  • Costo de la instalación de producción . Por lo general, es bastante fácil separar los costos generales a nivel de toda la planta, por lo que puede comparar los costos de producción entre diferentes instalaciones.

Claramente, hay muchos usos valiosos para la información proporcionada por un sistema ABC. Sin embargo, esta información solo estará disponible si diseña el sistema para proporcionar el conjunto específico de datos necesarios para cada decisión. Si instala un sistema ABC genérico y luego lo usa para las decisiones anteriores, es posible que no proporcione la información que necesita. En última instancia, el diseño del sistema está determinado por un análisis de costo-beneficio de las decisiones con las que desea que lo ayude y si el costo del sistema vale el beneficio de la información resultante.

Problemas con el costeo basado en actividades

Muchas empresas inician proyectos ABC con las mejores intenciones, solo para ver que una proporción muy alta de los proyectos fracasan o eventualmente caen en desuso. Hay varias razones para estos problemas, que son:

  • Volumen del grupo de costes . La ventaja de un sistema ABC es la alta calidad de la información que produce, pero esto tiene el costo de utilizar una gran cantidad de grupos de costos, y cuanto más grupos de costos haya, mayor será el costo de administrar el sistema. Para reducir este costo, ejecute un análisis continuo del costo para mantener cada grupo de costos, en comparación con la utilidad de la información resultante. Hacerlo debería mantener el número de grupos de costos en proporciones manejables.

  • Tiempo de instalación . Los sistemas ABC son notoriamente difíciles de instalar, siendo las instalaciones de varios años la norma cuando una empresa intenta instalarlos en todas las líneas de productos e instalaciones. Para instalaciones tan completas, es difícil mantener un alto nivel de gestión y apoyo presupuestario a medida que pasan los meses sin que se complete la instalación. Las tasas de éxito son mucho más altas para instalaciones ABC más pequeñas y más específicas.

  • Fuentes de datos de varios departamentos . Un sistema ABC puede requerir la entrada de datos de varios departamentos, y cada uno de esos departamentos puede tener mayores prioridades que el sistema ABC. Por lo tanto, cuanto mayor sea el número de departamentos involucrados en el sistema, mayor será el riesgo de que la entrada de datos falle con el tiempo. Este problema se puede evitar diseñando el sistema para que solo necesite información de los gerentes más comprensivos.

  • Base del proyecto . Muchos proyectos ABC se autorizan por proyecto, por lo que la información solo se recopila una vez; la información es útil para la situación operativa actual de una empresa, y su utilidad disminuye gradualmente a medida que la estructura operativa cambia con el tiempo. Es posible que la administración no autorice el financiamiento para proyectos ABC adicionales más adelante, por lo que ABC tiende a "hacerse" una vez y luego descartarse. Para mitigar este problema, incorpore la mayor parte de la estructura de recopilación de datos ABC en el sistema de contabilidad existente, de modo que se reduzca el costo de estos proyectos; a un costo menor, es más probable que se autoricen proyectos ABC adicionales en el futuro.

  • Informe de tiempo no utilizado . Cuando una empresa pide a sus empleados que informen sobre el tiempo dedicado a diversas actividades, tienen una fuerte tendencia a asegurarse de que las cantidades informadas sean iguales al 100% de su tiempo. Sin embargo, existe una gran cantidad de tiempo de inactividad en la jornada laboral de cualquier persona que puede involucrar descansos, reuniones administrativas, juegos en Internet, etc. Los empleados generalmente enmascaran estas actividades asignando más tiempo a otras actividades. Estos números inflados representan asignaciones incorrectas de costos en el sistema ABC, a veces por cantidades bastante sustanciales.

  • Conjunto de datos separado . Rara vez se puede construir un sistema ABC para extraer toda la información que necesita directamente del libro mayor. En su lugar, requiere una base de datos separada que extraiga información de varias fuentes, de las cuales solo una son las cuentas del libro mayor general existentes. Puede ser bastante difícil mantener esta base de datos adicional, ya que requiere un tiempo adicional significativo del personal para el cual puede no haber un presupuesto adecuado. La mejor solución es diseñar el sistema para que requiera la cantidad mínima de información adicional que no sea la que ya está disponible en el libro mayor.

  • Uso dirigido . Los beneficios de ABC son más evidentes cuando la información de contabilidad de costos es difícil de discernir, debido a la presencia de múltiples líneas de productos, máquinas que se utilizan para la producción de muchos productos, numerosas configuraciones de máquinas, etc., en otras palabras, en una producción compleja. Ambientes. Si una empresa no opera en un entorno de este tipo, entonces puede gastar una gran cantidad de dinero en una instalación ABC, solo para descubrir que la información resultante no es demasiado valiosa.

La amplia gama de cuestiones señaladas aquí debería dejar en claro que ABC tiende a seguir un camino accidentado en muchas organizaciones, con una tendencia a que su utilidad disminuya con el tiempo. De las sugerencias de mitigación de problemas señaladas aquí, el punto clave es construir un sistema ABC altamente focalizado que produzca la información más crítica a un costo razonable. Si ese sistema se arraiga en su empresa, entonces considere una expansión gradual, durante la cual solo se expandirá más si hay un beneficio claro y demostrable al hacerlo. Lo peor que puede hacer es instalar un sistema ABC grande y completo, ya que es caro, se encuentra con la mayor resistencia y es el que tiene más probabilidades de fallar a largo plazo.

Términos similares

El costeo basado en actividades también se conoce como costeo abc, método abc y método de costeo abc.

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