Problemas presupuestarios
Hay una serie de problemas graves asociados con la elaboración de presupuestos, que incluyen la habilidad para el juego, el tiempo excesivo necesario para crear presupuestos y la inexactitud en la elaboración de presupuestos. Con más detalle, los problemas con la presupuestación incluyen lo siguiente:
Inexactitud. Un presupuesto se basa en un conjunto de supuestos que generalmente no se alejan demasiado de las condiciones operativas en las que se formuló. Si el entorno empresarial cambia en un grado significativo, los ingresos o la estructura de costos de la empresa pueden cambiar tan radicalmente que los resultados reales se apartarán rápidamente de las expectativas delineadas en el presupuesto. Esta condición es un problema particular cuando hay una recesión económica repentina, ya que el presupuesto autoriza un cierto nivel de gasto que ya no es soportable bajo un nivel de ingresos repentinamente reducido. A menos que la administración actúe rápidamente para anular el presupuesto, los gerentes continuarán gastando bajo sus autorizaciones presupuestarias originales, rompiendo así cualquier posibilidad de obtener ganancias.Otras condiciones que también pueden hacer que los resultados varíen repentinamente de las expectativas presupuestadas incluyen cambios en las tasas de interés, tasas de cambio de divisas y precios de las materias primas.
Toma de decisiones rígida . El proceso de presupuestación solo enfoca la atención del equipo de gestión en la estrategia durante el período de formulación del presupuesto cerca del final del año fiscal. Durante el resto del año, no existe un compromiso de procedimiento para revisar la estrategia. Por lo tanto, si hay un cambio fundamental en el mercado justo después de que se ha completado un presupuesto, no existe un sistema para revisar formalmente la situación y realizar cambios, colocando así a una empresa en desventaja frente a sus competidores más ágiles.
Tiempo requerido . Puede llevar mucho tiempo crear un presupuesto, especialmente en un entorno mal organizado donde se pueden requerir muchas iteraciones del presupuesto. El tiempo involucrado es menor si existe un procedimiento de presupuestación bien diseñado, los empleados están acostumbrados al proceso y la empresa utiliza un software de presupuestación. El trabajo requerido puede ser más extenso si las condiciones comerciales cambian constantemente, lo que requiere iteraciones repetidas del modelo presupuestario.
Jugar con el sistema . Un gerente experimentado puede intentar introducir una holgura presupuestaria, lo que implica reducir deliberadamente las estimaciones de ingresos y aumentar las estimaciones de gastos, de modo que pueda lograr fácilmente variaciones favorables con respecto al presupuesto. Esto puede ser un problema grave y requiere una supervisión considerable para detectarlo y eliminarlo. Además, se alienta esencialmente a cualquier persona que utilice los juegos a que adopte un comportamiento poco ético, lo que puede generar más dificultades relacionadas con el fraude.
Culpa por los resultados . Si un departamento no logra los resultados presupuestados, el gerente de departamento puede culpar a otros departamentos que le brindan servicios por no haber apoyado adecuadamente a su departamento.
Asignaciones de gastos . El presupuesto puede prescribir que ciertas cantidades de gastos generales se asignen a varios departamentos, y los gerentes de esos departamentos pueden estar en desacuerdo con los métodos de asignación utilizados. Este es un problema particular cuando los departamentos no pueden sustituir los servicios prestados desde dentro de la empresa por servicios de menor costo que están disponibles en otros lugares.
Úselo o piérdalo . Si a un departamento se le permite una cierta cantidad de gastos y no parece que el departamento gastará todos los fondos durante el período presupuestario, el gerente del departamento puede autorizar gastos excesivos en el último minuto, con el argumento de que se reducirá su presupuesto. en el próximo período a menos que gaste todas las cantidades autorizadas. Por lo tanto, un presupuesto tiende a hacer creer a los gerentes que tienen derecho a una cierta cantidad de fondos cada año, independientemente de su necesidad real de fondos.
Solo considera los resultados financieros . La naturaleza del presupuesto es numérica, por lo que tiende a centrar la atención de la gerencia en los aspectos cuantitativos de una empresa; esto generalmente significa un enfoque intencional en mejorar o mantener la rentabilidad. En realidad, a los clientes no les importan las ganancias de una empresa; solo comprarán de la empresa siempre que reciban un buen servicio y productos bien construidos a un precio justo. Desafortunadamente, es bastante difícil incorporar estos conceptos en un presupuesto, ya que son de naturaleza cualitativa. Por tanto, el concepto de presupuestación no responde necesariamente a las necesidades de los clientes.
Los problemas señalados aquí son muy frecuentes y difíciles de superar.
