Definición de documento fuente

Un documento fuente es el documento original que contiene los detalles de una transacción comercial. Un documento fuente captura la información clave sobre una transacción, como los nombres de las partes involucradas, los montos pagados (si los hubiera), la fecha y el contenido de la transacción. Los documentos fuente se identifican frecuentemente con un número único, de modo que puedan diferenciarse en el sistema contable. La numeración previa de documentos es particularmente útil, ya que permite a una empresa investigar si falta algún documento.

Una vez que la información de un documento fuente se ha registrado en el sistema de contabilidad, el documento fuente se indexa para facilitar el acceso y archivarlo. Los documentos generados durante el último año generalmente se almacenan en el sitio, y los documentos más antiguos se almacenan en instalaciones de almacenamiento externas menos costosas.

Los documentos fuente son fundamentales para los auditores, quienes los utilizan como evidencia de que las transacciones registradas realmente ocurrieron. Las empresas también utilizan un documento fuente como prueba cuando tratan con sus socios comerciales, generalmente en lo que respecta a los pagos. Ejemplos de documentos fuente son:

  • Cheque cancelado

  • Nota de crédito

  • Recibo de depósito

  • Informe de gastos

  • Factura

  • Formulario de solicitud de materiales

  • Orden de compra

  • Tarjeta de tiempo

  • Recibo de compra

A efectos probatorios, las imágenes electrónicas de los documentos originales son generalmente aceptables, aunque es posible que en algunos casos se requiera documentación en papel.

Por lo general, es necesario conservar los documentos originales durante varios años. El Servicio de Impuestos Internos exige intervalos de retención para algunos tipos de documentos relacionados con la nómina. Si tiene alguna pregunta sobre el período de retención de un documento, consulte con un abogado experto.

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