Presupuesto de base cero
Descripción general de la presupuestación de base cero
Un presupuesto de base cero requiere que los gerentes justifiquen todos sus gastos presupuestados. Esto se opone al enfoque más común de solo requerir justificación para cambios incrementales en el presupuesto o los resultados reales del año anterior. Por lo tanto, se supone teóricamente que un gerente tiene una línea base de gastos de cero (de ahí el nombre del método de presupuestación), sin importar cuál fue el presupuesto real en el año anterior.
En realidad, se asume que un gerente tiene una cantidad mínima de financiamiento para operaciones departamentales básicas, por encima del cual se debe justificar financiamiento adicional. La intención del proceso es reenfocar continuamente los fondos en los objetivos comerciales clave y terminar o reducir cualquier actividad que ya no esté relacionada con esos objetivos.
El flujo de proceso básico bajo el presupuesto de base cero es:
Identificar los objetivos comerciales
Crear y evaluar métodos alternativos para lograr cada objetivo.
Evaluar niveles de financiamiento alternativos, dependiendo de los niveles de desempeño planeados.
Establecer prioridades
El concepto de reducir los gastos en capas también se puede utilizar a la inversa, donde se delinean los costos específicos y la inversión de capital en los que se incurrirá si agrega un servicio o función adicional. Por lo tanto, la gerencia puede hacer determinaciones discretas de la combinación exacta de costo incremental y servicio para su negocio. Este proceso generalmente dará como resultado al menos un nivel de servicio mínimo, que establece una línea de base de costos por debajo del cual es imposible que una empresa vaya, junto con varias gradaciones de servicio por encima del mínimo.
Ventajas del presupuesto de base cero
Hay una serie de ventajas del presupuesto de base cero, que incluyen:
Análisis de alternativas . El presupuesto de base cero requiere que los gerentes identifiquen formas alternativas de realizar cada actividad (como mantenerla internamente o subcontratarla), así como los efectos de los diferentes niveles de gasto. Al forzar el desarrollo de estas alternativas, el proceso hace que los gerentes consideren otras formas de administrar el negocio.
Inflación presupuestaria . Dado que los gerentes deben vincular los gastos a las actividades, es menos probable que puedan inflar artificialmente sus presupuestos; el cambio es demasiado fácil de detectar.
Comunicación . El presupuesto de base cero debería provocar un debate significativo entre el equipo de gestión sobre la misión corporativa y cómo se logrará.
Elimina las actividades que no son clave . Una revisión del presupuesto de base cero obliga a los gerentes a decidir qué actividades son más críticas para la empresa. Al hacerlo, pueden apuntar a actividades no clave para su eliminación o subcontratación.
Enfoque de misión . Dado que el concepto de presupuestación de base cero requiere que los gerentes vinculen los gastos con las actividades, se ven obligados a definir las diversas misiones de sus departamentos, que de otro modo podrían estar mal definidas.
Identificación de redundancia . La revisión puede revelar que múltiples departamentos están llevando a cabo las mismas actividades, lo que lleva a la eliminación de la actividad fuera del área donde la gerencia quiere que esté centrada.
Revisión requerida . El uso regular de presupuestos de base cero hace que sea más probable que todos los aspectos de una empresa se examinen periódicamente.
Asignación de recursos . Si el proceso se lleva a cabo con la misión y los objetivos corporativos generales en mente, una organización debería terminar con una fuerte focalización de fondos en aquellas áreas donde más se necesitan.
En resumen, muchas de las ventajas del presupuesto de base cero se centran en una mirada sólida e introspectiva a la misión de una empresa y exactamente cómo la empresa está asignando sus recursos para lograr esa misión.
Desventajas del presupuesto de base cero
La principal desventaja de la presupuestación de base cero es el nivel excepcionalmente alto de esfuerzo requerido para investigar y documentar las actividades del departamento; esta es una tarea difícil incluso una vez al año, lo que provoca que algunas entidades solo utilicen el procedimiento una vez cada pocos años, o cuando hay cambios significativos dentro de la organización. Otra alternativa es exigir el uso de presupuestos de base cero de forma continua a través de diferentes partes de una empresa durante varios años, de modo que la gerencia pueda lidiar con menos revisiones de este tipo por año. Otros inconvenientes son:
Burocracia . La creación de un presupuesto de base cero desde cero de manera continua requiere una enorme cantidad de análisis, reuniones e informes, todo lo cual requiere personal adicional para administrar el proceso.
Habilidad para el juego . Algunos gerentes pueden intentar sesgar sus informes presupuestarios para concentrar los gastos en las actividades más vitales, asegurando así que sus presupuestos no se reduzcan.
Justificaciones intangibles . Puede ser difícil determinar o justificar los niveles de gasto para áreas de una empresa que no producen resultados "concretos" y tangibles. Por ejemplo, ¿cuál es la cantidad correcta de gastos de marketing y cuánto se debe invertir en actividades de investigación y desarrollo?
Tiempo gerencial . La revisión operativa exigida por la presupuestación de base cero requiere una cantidad significativa de tiempo de gestión.
Entrenamiento . Los gerentes requieren una capacitación significativa en el proceso de presupuestación de base cero, lo que aumenta aún más el tiempo requerido cada año.
Velocidad de actualización . El esfuerzo adicional requerido para crear un presupuesto de base cero hace que sea aún menos probable que el equipo de administración revise el presupuesto de manera continua para hacerlo más relevante para la situación competitiva.
