Procedimiento de recuento de inventario

En una empresa que no tiene registros de inventario precisos, es necesario realizar periódicamente un recuento completo del inventario (conocido como recuento físico). Por lo general, esto se hace al final de un mes, trimestre o año, para coincidir con el final de un período de informe. Como mostrará el siguiente procedimiento, se necesita un gran esfuerzo para completar un recuento de inventario físico preciso, por lo que las empresas tienden a limitar la cantidad de recuentos completados por año. Los pasos del proceso son los siguientes:

  1. Ordenar etiquetas de recuento . Solicite una cantidad suficiente de etiquetas de recuento de dos partes para la cantidad de inventario que se espera contar. Estas etiquetas deben numerarse secuencialmente, de modo que se puedan rastrear individualmente como parte del proceso de conteo.

  2. Vista previa del inventario . Revise el inventario varios días antes del recuento de inventario programado. Si faltan números de pieza, o si los artículos parecen estar en una condición que sería difícil de contar (como no estar empaquetados o empaquetados), notifique al personal del almacén para hacer las correcciones necesarias.

  3. Inventario previo al recuento . Revise el inventario con varios días de anticipación y cuente cualquier artículo que pueda colocarse en contenedores sellados. Sellarlos en los envases y marcar la cantidad en la cinta de sellado. Esto hace que la tarea de contar sea mucho más fácil durante el conteo real. Si se rompe un sello, entonces un equipo de conteo sabrá que necesitan volver a contar el contenido de un recipiente.

  4. Entrada de datos completa . Si hay transacciones de entrada de datos restantes por completar, hágalo antes de que comience el conteo de inventario físico. Esto incluye transacciones para emisiones desde el almacén, devoluciones al almacén y transferencias entre ubicaciones dentro del almacén.

  5. Notifique a los lugares de almacenamiento externos . Si la empresa tiene instalaciones de almacenamiento externas o ubicaciones de terceros que mantienen el inventario de la empresa en consignación, notifíqueles que deben contar su inventario disponible a partir de la fecha de recuento oficial y enviar esta información al gerente del almacén.

  6. Congelar las actividades del almacén . Detenga todas las entregas desde el almacén y también separe todas las mercancías recién recibidas donde no se contarán. De lo contrario, los registros de inventario estarán en un estado de cambio durante el recuento de inventario y, por lo tanto, no serán completamente confiables.

  7. Instruya a los equipos de recuento . Reúna equipos de dos personas para contar el inventario e instruirlos en sus deberes de conteo. Estos deberes implican que una persona cuente el inventario mientras que la otra persona marca la información en una etiqueta de conteo. Una copia de la etiqueta se coloca en el inventario, mientras que el equipo conserva la otra copia.

  8. Emitir etiquetas . Un empleado de inventario emite bloques de etiquetas de conteo a los equipos de conteo. Cada equipo es responsable de devolver un rango numérico específico de etiquetas de recuento, ya sea que se utilicen o no. Mantener el control sobre todas las etiquetas de recuento garantiza que las etiquetas perdidas se investiguen rápidamente.

  9. Asignar áreas de conteo . Asigne un rango específico de contenedores a cada equipo de conteo. Anote estas ubicaciones con un resaltador en un mapa del almacén. El empleado de inventario debe mantener una lista maestra de qué áreas del almacén se han contado y qué equipos se han asignado a cada área.

  10. Cuente el inventario . Una persona de cada equipo cuenta un artículo específico dentro de la ubicación de un contenedor, y luego la otra persona marca la ubicación del contenedor, la descripción del artículo, el número de pieza, la cantidad y la unidad de medida en una etiqueta de conteo. El equipo coloca la copia original de la etiqueta en el artículo del inventario y retiene la copia.

  11. Verifique las etiquetas . Al completar un área de recuento, cada equipo de recuento regresa al encargado de inventario, quien verifica que se hayan devuelto todas las etiquetas. Si hay más áreas de almacén para contar, asigne una nueva área a los equipos de conteo y emita nuevos bloques de etiquetas de conteo según sea necesario.

  12. Ingrese la información de la etiqueta . Ingrese la información de las etiquetas de conteo en un formulario de ingreso de datos en línea. Una vez que se complete la entrada de datos, imprima un informe que muestre todos los números de etiqueta ingresados, ordenados por número de etiqueta y busque cualquier espacio en los números. Investigue los huecos de numeración encontrados. Esto garantizará que todas las etiquetas de recuento emitidas se incluyan en el archivo.

  13. Investiga resultados inusuales . Vuelva a clasificar el informe de inventario de varias formas para buscar información inusual e investigue la entrada de etiqueta asociada con cada una.

Puede ser útil evaluar este procedimiento después de cada recuento, para ver si el procedimiento debe modificarse para compensar cualquier problema de recuento experimentado.

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