Procedimiento de gastos anticipados
Los gastos pagados por anticipado son gastos que aún no se han consumido y, por lo tanto, se capitalizan por un período corto de tiempo. El siguiente procedimiento muestra una forma coherente de cargar estos elementos a gastos.
Reconocimiento inicial de gastos pagados por adelantado
Al codificar las facturas del proveedor para ingresarlas en el sistema de contabilidad, obtenga la aprobación por escrito del asistente del controlador de que una facturación debe codificarse como un gasto prepago. De lo contrario, la entrada predeterminada es registrar un gasto como gasto.
Verifique que el artículo que se codificará como gasto prepago sea igual o superior al límite mínimo de capitalización de la empresa de $ ______. De lo contrario, cárguelo a gastos en el período actual.
Copie la documentación asociada con el artículo y guárdela en la carpeta de gastos pagados por adelantado.
Ingrese el artículo prepago en la hoja de cálculo de amortización de gastos prepagos, anotando las fechas de inicio y finalización del período de amortización, así como el monto que se capitaliza, el nombre del proveedor y el número de factura del documento fuente. Solo se permite la amortización lineal. Si el artículo aún no se va a amortizar, anote el motivo en la hoja de cálculo.
Amortización posterior de gastos pagados por adelantado
Verifique los cálculos de amortización en la hoja de cálculo de amortización de gastos pagados por adelantado.
Tome la amortización total de la hoja de cálculo para el período actual e introdúzcala en el asiento del diario de amortización estándar.
Haga que el asistente del controlador confirme la entrada.
Contabilice la entrada de amortización.
Conciliación de gastos pagados por adelantado
Al final de cada mes, imprima el detalle de la cuenta de gastos prepagos.
Haga coincidir los elementos de la cuenta con el detalle de respaldo en la hoja de cálculo de amortización de gastos pagados por adelantado.
Si el detalle de respaldo no coincide con el saldo de la cuenta, ajuste el saldo de la cuenta con la aprobación del asistente del controlador.
Nota: Si el saldo de un artículo de línea prepago cae por debajo de un nivel mínimo designado, como $ 250, considere cancelar todo el saldo restante, eliminando así la necesidad de seguir rastreando la amortización restante de ese artículo.
