Orden permanente

Una orden permanente es una autorización recurrente para comprar o pagar. El concepto puede aplicarse tanto a las áreas de compras como a las de cuentas por pagar, donde las diferencias son las siguientes:

  • Compras . Se emite una orden de compra recurrente, que puede denominarse orden de compra maestra, a un proveedor que autoriza entregas recurrentes al comprador. Este acuerdo generalmente especifica los precios que se pagarán y las cantidades que se entregarán durante un período de compra específico. Es posible que el vendedor deba esperar a que el comprador envíe autorizaciones específicas o simplemente que realice entregas de forma recurrente.
  • Cuentas a pagar . Se realizan pagos recurrentes por el mismo importe a los proveedores. Este enfoque se usa comúnmente para las obligaciones contractuales, como los pagos mensuales de seguros, alquiler, préstamos y tarifas de estacionamiento. Por lo general, se trata de instrucciones con el banco del comprador para emitir pagos a intervalos regulares a la cuenta bancaria del vendedor. La información en una orden permanente se anota comúnmente en un formulario de autorización que es requerido por el banco del comprador.

Los pedidos permanentes pueden aumentar la eficiencia de una empresa al replicar compras y pagos, en lugar de requerir que se inicien transacciones individuales cada vez que se deba realizar una compra o un pago. Hacerlo reduce en gran medida la cantidad de papeleo asociada. El peligro de usarlos es que pueden durar demasiado, de modo que las compras pueden continuar realizándose después de que ya no sean necesarios, o los pagos realizados después de que ya no exista la obligación de hacerlo. En consecuencia, las fechas de terminación de las órdenes permanentes deben ser monitoreadas constantemente.

Otra preocupación es que cualquier tipo de orden permanente puede crear una obligación importante para una empresa, por lo que restrinja estrictamente el número de empleados que están autorizados a emitirlos.

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