Aplicación automática de efectivo
Cuando una empresa recibe una gran cantidad de pagos de clientes todos los días, puede ser bastante difícil para el cajero aplicar los recibos contra las cuentas por cobrar abiertas de manera oportuna. Si es así, los depósitos pueden retrasarse. El proceso de solicitud de efectivo puede comprimirse sustancialmente mediante el uso de la aplicación automática de efectivo.
La aplicación automática de efectivo requiere que el operador de la caja de seguridad use una alimentación de datos para enviar a la empresa la información de reconocimiento de caracteres de tinta magnética (MICR) de cada cheque recibido en la caja de seguridad, así como el monto total del pago. El software de aplicación de efectivo utiliza una tabla de decisiones para decidir cómo aplicar estos pagos a las cuentas por cobrar abiertas. El proceso de decisión automatizado generalmente sigue estos pasos:
- Haga coincidir el número de cuenta bancaria que se muestra en la información MICR de cada cheque con el cliente correcto. Esto accede al registro de cliente correcto de cuentas por cobrar abiertas.
- Solo haga coincidir los pagos con las facturas donde el monto del pago coincida exactamente con el monto de la factura.
- De los pagos restantes, solo haga coincidir el efectivo con las facturas en las que el monto en efectivo coincida con el monto exacto de varias facturas que acaban de vencerse.
- Elimine todos los pagos restantes para la revisión manual.
La tabla de decisiones puede contener reglas más sofisticadas, como aplicar efectivo si los montos de pago no incluyen los elementos de flete y / o impuestos sobre las ventas de una factura. A medida que una empresa examina los pagos lanzados por el sistema, puede ajustar gradualmente la tabla de decisiones para aumentar el número de solicitudes automáticas de efectivo. Sin embargo, la variedad de deducciones realizadas hace que sea poco probable que alguna vez sea posible automatizar completamente el proceso de solicitud de efectivo. No obstante, la aplicación automática de efectivo puede mejorar en gran medida la velocidad con la que se aplica el efectivo.
Una vez que se han realizado las aplicaciones de efectivo, el software publica estos pagos en el módulo de recibos de efectivo en el software de contabilidad de la empresa. Si el sistema de aplicación automática de efectivo es una aplicación independiente, esto significa que las actualizaciones deben trasladarse al software de contabilidad a través de una interfaz personalizada.
